Otimize seus processos de faturamento com o Sistema de Rastreamento de Faturas da Factorial. Carregue-as e use nossa tecnologia OCR para extração automática de dados, economizando tempo e reduzindo erros. Simplifique os lançamentos contábeis e obtenha melhor controle financeiro.

Onde encontrar Faturas

1. Na barra lateral, vá para Gastos → Faturas

Status de pagamento de faturas

Monitore os status dos pagamentos das suas faturas aqui. Acesse informações detalhadas para gerenciar suas finanças de maneira efetiva e garanta o pagamento de fornecedores em tempo hábil. Algumas das métricas-chave são:

• Total: valor total dos pagamentos registrados.
• Pagas: valor total que foi pago com sucesso.
• Pendentes: faturas que ainda não foram pagas, mas que estão dentro do prazo de pagamento.
• Vencidas: faturas que permanecem não pagas após a data de vencimento.
• Número de faturas pendentes e vencidas: uma contagem de faturas pendentes e vencidas.
• Valor base e impostos: um detalhamento dos valores das faturas, distinguindo entre o valor base e quaisquer impostos associados.

Como gerenciar o status das faturas

Suas faturas podem passar por quatro status distintos:

• A revisar: as faturas carregadas entram nesse estágio para verificações de precisão. Após a verificação, clique em Aprovar ou Rejeitar.
• Aprovado: as faturas estão prontas para serem pagas.
• Rejeitado: as faturas são marcadas como Rejeitadas devido a discrepâncias ou erros.
• Pago: faturas que passaram por todos os processos e foram pagas. Você pode marcá-las como pagas ali ou por meio da reconciliação bancária.

Para alterar o status:

1. Abra a fatura que você deseja atualizar
2. Selecione a ação desejada

Como carregar faturas em massa

1. Na seção de Faturas, clique em Carregar faturas no canto superior direito
2. Selecione um arquivo ou arraste-o até a área designada
3. Clique em Finalizar e fechar
4. Nosso sistema OCR automaticamente lerá os dados e preencherá as informações
5. Revise os dados para garantir que as informações estão corretas
6. Se necessário, você pode criar um novo fornecedor direto desta página
7. Clique em Aprovar

Como receber faturas pela Caixa de correio

Você tem uma caixa de correio para receber e visualizar faturas por e-mail. Ela funciona apenas como uma caixa de entrada, portanto, você não pode enviar ou responder a e-mails desse endereço.

1. Vá para a seção de Faturas
2. Copie o endereço de email no canto superior direito
3. Todas as suas faturas serão recebidas na caixa de correio e lidas automaticamente pelo nosso OCR

Como exportar faturas

1. Vá para a seção de Faturas
2. Clique no ícone de três pontos no canto superior direito
3. Selecione Exportar faturas
4. Escolha o formato desejado, aplique os filtros necessários e configure os nomes das colunas de acordo com suas necessidades
5. Clique em Salvar

Como gerir contas bancárias

Saiba como gerenciar suas contas bancárias na Factorial, simplificando as operações financeiras com integração e automação perfeitas.

Como adicionar uma conta bancária

1. Na sua barra lateral, vá para Finanças → Contas bancárias
2. Selecione a entidade jurídica para a qual você deseja criar a conta
3. Informações básicas: preencha detalhes essenciais para dar início à agregação de dados:
   • Apelido da conta
   • Opções de formato de conta:
     • IBAN
     • Número da conta + Código de classificação
     • Número da conta + Número de roteamento
     • Nome do banco + Número da conta
     • CLABE
     • Outros
   • Moeda
4. Sua conta será criada automaticamente após a conclusão!

Principais funcionalidades na seção de Contas bancárias

Ver detalhes

Acesse um painel lateral que exibe detalhes da conta, incluindo entidade jurídica, nome do beneficiário, IBAN e moeda.

1. Clique em Ver detalhes

Importar transações bancárias

Faça upload de um arquivo para importar suas transações bancárias para a Factorial. Basta arrastar e soltar o modelo preenchido, que fornecemos para você preencher com os dados exportados do seu banco, no sistema.

Para importar transações bancárias:

1. Clique em Importar transações bancárias
2. Baixe nosso modelo
3. Recupere os dados da transação de seu banco e preencha o modelo adequadamente
4. Arraste e solte o modelo preenchido na Factorial. Se ocorrer algum erro, nós lhe orientaremos sobre como corrigir até que o upload seja bem-sucedido.
5. Clique em Importar dados

Exportar transações

Personalize e exporte seus dados de transação em vários formatos, adaptando as informações exportadas às suas necessidades.

Para exportar transações:

1. Vá para a seção da conta bancária desejada
2. Clique no ícone de três pontos e selecione Exportar transações
3. Escolha o formato desejado, aplique os filtros necessários e configure os nomes das colunas de acordo com suas necessidades
4. Clique em Salvar

Reconciliação bancária

Visão geral da visualização da Reconciliação bancária

A interface de reconciliação bancária é dividida em três seções principais: transações, entradas de contrapartida e entrada resultante.

• Painel esquerdo: exibe as transações bancárias que estão pendentes de reconciliação. Você pode utilizar o filtro para alternar entre transações pendentes e reconciliadas
• Painel direito: aqui, você pode comparar as transações com as faturas aprovadas e visualizar as entradas de contrapartida. Somente as faturas aprovadas são elegíveis para reconciliação

Processo de reconciliação

Siga estas etapas para reconciliar uma transação bancária:

1. Selecione uma transação bancária: clique na transação que deseja reconciliar
2. Sugestão de IA: nossa ferramenta de IA sugerirá automaticamente a fatura correspondente
3. Reconciliar: Se os detalhes estiverem corretos, clique no botão “Reconciliar
4. Confirmação: a transação será marcada como reconciliada e o status da fatura será atualizado para “Pago”.
5. Opção de rejeição: se necessário, você pode rejeitar a sugestão da IA e escolher outra fatura manualmente

Cenários cobertos

1. Uma fatura - Uma transação bancária
2. Pagamento parcial: uma fatura → 1ª transação bancária + 2ª transação bancária
3. Diversas faturas - Uma transação bancária
4. Uma fatura - Diversas transações bancárias
5. Reconciliar sem um documento

Reconciliação na seção de Faturas

Também é possível iniciar a reconciliação diretamente da seção de Faturas:

1. Acessar a fatura: vá até uma fatura aprovada e clique nela
2. Transações associadas: nos detalhes da fatura, você encontrará a seção “Transações associadas” com um botão “Reconciliar”
3. Reconciliar: ao clicar, uma nova visualização exibirá todas as transações bancárias relacionadas
4. Concluir a reconciliação: selecione a transação apropriada e confirme a reconciliação

Esse método suporta os mesmos cenários de reconciliação mencionados anteriormente.

Como exportar seus dados de transação

1. Selecione o formato de exportação e o intervalo de datas:
   • Escolha entre um arquivo CSV ou Excel e selecione as datas de início e término das transações que deseja baixar. Isso permite que você personalize o período para o qual precisa dos dados.
2. Receba seus dados:
   • Após selecionar as datas, o sistema processará sua solicitação. Você receberá uma notificação por e-mail com um link para baixar seus dados.
3. Baixe e revise o arquivo de Excel:
   • O arquivo que você receberá estará no formato Excel. Ele inclui todas as transações, faturas, links para as faturas e detalhes de reconciliação.
   • Baixe o arquivo do link fornecido no e-mail e salve-o em seu dispositivo.