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Obtenha todos os documentos exigidos pela nova Portaria 671

Obtenha um relatório com o registro diário e mensal das horas trabalhadas por cada colaborador de acordo com a Portaria 671.

⚠️ A Portaria 671, publicada no dia 8 de novembro de 2021 pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), regulariza os Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto nas empresas e especifica princípios e normas para a utilização do mesmo. 


Quais são os documentos da Portaria 671?

A Portaria 671 atualizou a legislação sobre a gestão de ponto eletrônico, e segundo as novas normas, é necessário que a empresa forneça 4 documentos: 

  • RH: Espelho Ponto, Comprovante de Registro de Ponto, Arquivo Fonte de Dados (AFD) e Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ).
  • Gestores: Espelho Ponto e Comprovante de Registro de Ponto de seus colaboradores.
  • Colaboradores: Espelho Ponto e Comprovante de Registro de Ponto próprio.

O que é o Relatório Espelho Ponto?

O Relatório Espelho Ponto é um comprovante exigido pela nova medida, que apresenta o registro das horas trabalhadas (marcações originais, ajustes e comentários) pelos colaboradores durante um determinado mês, de acordo com as exigências determinadas pela Portaria 671.

⚠️ Segundo a Portaria 671, o relatório deve conter as seguintes informações: 

  • Identificação da empresa contendo nome, CNPJ/CPF CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
  • Identificação do colaborador contendo nome, CPF, data de admissão, cargo/função;
  • Data de emissão período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
  • Horário jornada contratual  do colaborador;
  • Marcações efetuadas no Registrador de Ponto Eletrônico (REP) e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinadas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
  • Duração das jornadas realizadas;
  • Assinatura da empresa e do colaborador

O funcionário deve ter acesso ao Relatório de Espelho de Ponto Eletrônico por meio do sistema informatizado, mensalmente, de forma eletrônica ou impressa, ou em prazo inferior, a critério da empresa. 


Como obter o Relatório Espelho Ponto na Factorial? 

Através de uma conta de Administrador ou Gestor

  • Dirija-se a Controle de Frequência
  • Selecione o Colaborador cujo relatório deseja obter
  • Clique em Exportar Folha de Ponto, no canto superior direito
  • Selecione Relatório Espelho Ponto  em 'Tipo de Exportação'
  • Selecione o intervalo de tempo que deseja obter o relatório
  • Clique em Enviar
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Após realizar esse processo, você receberá uma notificação no seu e-mail informando que o Relatório de Espelho Ponto está disponível na sessão de Documentos na Factorial, e assim você será capaz de baixar o aquivo zip. para obter o relatório em formato excel.

👀 Este relatório deve ser assinado tanto pelo colaborador quanto pela empresa (RH ou gestor).

  • Após revisar o Espelho Ponto em Excel de um colaborador, o RH ou gestor pode salvá-lo como PDF e enviar para assinatura eletrônica pela Factorial.
  • Caso seja necessário realizar algum ajuste, o mesmo deve ser feito no ponto do colaborador dentro da Factorial.
  • Após os ajustes é necessário exportar novamente o Espelho Ponto para receber o arquivo Excel atualizado com os ajustes. 

Através de uma conta de Colaborador

  • Dirija-se a Registro de Ponto no seu menu lateral
  • Clique em Exportar Folha de Ponto, no canto superior direito
  • Selecione Relatório Espelho Ponto  em 'Tipo de Exportação'
  • Selecione o intervalo de tempo que deseja obter o relatório
  • Clique em Enviar

Após realizar esse processo, você receberá uma notificação no seu e-mail informando que o Relatório de Espelho de Ponto está disponível na sessão de Documentos na Factorial, eassim você será capaz de baixar o aquivo zip. para obter o relatório em formato excel


O que é o Comprovante de Registro de Ponto? 

Trata-se de um comprovante que deve ser emitido pelo Registrador de Ponto Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P) e tem como objetivo comprovar o registro de marcações realizadas pelo funcionário, contendo as seguintes informações: 

  • Número Sequencial de Registro - NSR;
  • Identificação da empresa contendo nome, CNPJ/CPF CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
  • Local da prestação de serviço ou endereço do estabelecimento ao qual o colaborador esteja vinculado, quando exercer atividades externa ou em instalações de terceiros;
  • Identificação do colaborador contendo nome CPF; 
  • Data e horário do respectivo registro;
  • Código hash (SHA-256) da marcação, exclusivamente para o REP-P;
  • Assinatura eletrônica contemplando todos os dados descritos nos pontos acima, no caso de comprovante impresso. 

⏱️ O Comprovante de Ponto do colaborador pode ter o formato impresso ou de arquivo eletrônico. Caso o comprovante de registro de ponto tenha o formato eletrônico, como no caso da Factorial, é necessário: 

  • Arquivo em formato PDF, e assinado eletronicamente com certificado digital pela Factorial, como provedora de software de ponto; 
  • Disponibilizar o aceso ao comprovante ao colaborador após cada marcação, por meio do sistema eletrônico, independente de prévia solicitação e autorização;
  • O empregador deve possibilitar a extração, pelo colaborador, dos comprovantes de registro de ponto das marcações realizadas, no mínimo, nas últimas quarenta e oito horas. 

Como obter o Comprovante de Registro de Ponto?

Através de uma conta de Administrador ou Gestor

  • Dirija-se a Controle de Frequência
  • Selecione o Colaborador cujo relatório deseja obter
  • Clique em Exportar Folha de Ponto - 📍 localizado no canto superior direito
  • Selecione Relatório Espelho Ponto  em 'Tipo de Exportação'
  • Selecione o intervalo de tempo que deseja obter o relatório
  • Clique em Enviar

Através de uma conta de Colaborador

  • Dirija-se a Relógio de Ponto no seu menu lateral
  • Clique em Exportar Folha de Ponto - 📍 localizado no canto superior direito
  • Selecione Comprovante de Registro de Ponto  em 'Tipo de Exportação'
  • Selecione o intervalo de tempo que deseja obter o relatório
  • Clique em Enviar

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Após realizar esse processo você receberá uma notificação por e-mail informando que o Comprovante de Registro de Ponto está disponível na seção de Documentos na Factorial e você  poderá baixá-lo em formato PDF.


O que é o Arquivo Fonte de Dados (AFD), o Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) e como baixá-los? 

O que são os Arquivos AFD e AEJ? 

O Arquivo Fonte de Dados (AFD) apresenta as marcações originais do ponto dos colaboradores, já o Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) exibe as marcações originais somadas aos ajustes realizados no ponto dos colaboradores. Este último arquivo substitui o antigo AFTD - Artigo Fonte de Dados Tratados, das portarias anteriores à Portaria 671. 

Ambos os artigos seguem um formato e layout definidos pela Portaria 671, e no caso de uma auditoria do trabalho é necessário: 

  • Extrair o AFD do sistema de ponto e enviá-lo ao Auditor imediatamente.
  • Extrair o AEJ e enviá-lo, no mínimo, em até 48 horas para o auditor (assim como o Espelho Ponto e os Comprovantes).

Como obter os Arquivos AFD e AEJ na Factorial? 

  • Dirija-se a Controle de Frequência
  • Clique no botão (...) - 📍 localizado no canto superior esquerdo
  • Selecione Baixar Exportação
  • Em Tipo de Exportação, selecione o arquivo que deseja baixar AFD ou o AEJ
  • Escolha de qual Local de Trabalho deseja obter o documento
  • Escolha a Equipe que deseja obter o documento
  • Determine o período desejado

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Após esse processo você receberá um e-mail notificando que o seu arquivo estará disponível na seção de Documentos da Factorial onde você poderá baixá-lo. 

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Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade 

O Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade é mais um documento descrito na nova Portaria 671, que garante que o software de ponto utilizado está de acordo com a legislação vigente. Ele deve ser fornecido pelos fabricantes e/ou desenvolvedores de sistema de registro de ponto às empresas que os utilizam. A emissão deste Atestado é uma exigência da nova Portaria 671 e o modelo do documento segue o layout do Anexo VII. 

 A Factorial emite este Atestado para cada cliente que utiliza o sistema de ponto, contendo:

  • Razão social do cliente;
  • CNPJ do cliente; 
  • Assinatura do Responsável Legal e Técnico da Factorial.

No caso de uma auditoria, o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade também deve ser disponibilizado ao Auditor.