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E-Signature ou Assinatura Digital ✍🏽, a funcionalidade que permite assinar documentos eletronicamente

Como usar o E-Signature na Factorial? 😮

A funcionalidade E-signature permitir-lhe-á assinar documentos através da Factorial como contratos, Ids, recibos de vencimento, baixas médicas, otimizando o seu tempo.

Neste artigo, vamos explicar-lhe como utilizar a E-Signature ou Assinatura Digital:

Como administrador...

1) Para assinar um NOVO documento:

  • Iniciar sessão na Factorial.
  • Dirija-se à secção de Colaboradores.
  • Selecionar o colaborador em questão e aceder à sua secção de documentos.
  • Aceder, por exemplo à pasta de Contratos. Verá que no canto superior direito tem um símbolo “+”. Clicando nesse botão, poderá carregar um contrato para o perfil de documentos do colaborador.
  • Terá a opção de enviar uma notificação ao colaborador e pedir aos colaboradores que assinem eletronicamente o documento. Verá também que existe uma opção onde pode pedir a mais de um colaborador para assinar o contrato.
  • Quando partilhar o contrato com o colaborador, o colaborador receberá um e-mail com a informação necessária para proceder à assinatura do contrato. Além disso, o colaborador também receberá uma tarefa pendente no seu Painel informando-o que tem um documento pendente para assinar.

2) Para assinar um documento EXISTENTE:

  • Iniciar sessão na Factorial.
  • Dirigir-se à secção de Colaboradores.
  • Selecionar o colaborador em questão e aceder à sua secção de documentos.

Ao aceder, por exemplo, à pasta de Contratos, verá que o colaborador dispõe de diferentes documentos. Pode clicar em qualquer um dele e aparecer-lhe-á a visualização do documento com detalhes e a E-Signature ou Assinatura Digital à direita.

  • Verá também, que isto lhe permitirá notificar mais do que um colaborador para que assine o dito documento. Terá a opção de enviar uma notificação ao colaborador e pedir a este que assine o documento eletronicamente.

  • Chegará um e-mail aos colaboradores em questão para que possam assinar o documento.

Na visualização do documento, poderá consultar quem já assinou o documento com um check e quem ainda tem a assinatura pendente com uma caneta.

  No que diz respeito ao colaborador...

  • Receberá um email da Factorial da parte do administrador da sua empresa em que este lhe pede a assinatura de um documento.

Deve clicar no botão azul onde diz "assinar o documento".

  • Isto levá-lo-á a uma página onde pode consultar o documento completo que tem para assinar. Haverá dois parâmetros que deverá aceitar, para prosseguir com o procedimento: a política de privacidade e a encriptação do documento.
  • Este processo vai permitir-lhe assinar no quadrado branco. Pode fazê-lo com o rato, com o touchpad do seu portátil ou com o dedo se o fizer via smartphone.
  • Quando assinar e aceitar, poderá colocar a assinatura onde quiserdentro do documento.

Quando terminar este processo deverá clicar no botão verde que diz “Enviar documento”.

Contrato de trabajo

  • O documento ficará automaticamente guardado na pasta de contratos, nos seus

Se quiser enviar documentos de forma massiva para que possam ser assinados por mais do que um colaborador, consulte o nosso artigo onde explicamos como proceder ao envio massivo de documentos e solicitação de assinatura digital.