Como Gerenciar minhas Despesas?

Aprenda através deste artigo como administrar as despesas de sua empresa.

💡O recurso Minhas Despesas fornece as informações para todas as despesas do usuário. A cada uma de suas despesas será atribuído um status que vai desde pendente até aprovado. 

Onde encontro Minhas Despesas?

  • Dirija-se à Minhas despesas no menu lateral

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Como posso Adicionar uma Despesa?

Há duas formas de adicionar despesas: automática ou manuais.

Despesas Automáticas

💳 As despesas que debitar no seu Cartão Factorial serão automaticamente refletidas no seu perfil em Minhas Despesas. As despesas terão o status Rascunho porque é necessário acrescentar uma fotografia do seu recibo a fim de enviar as despesas para aprovação.

  • Dirija-se a Minhas despesas
  • Clique na despesa que foi automaticamente criada
    • Você não poderá editar o fornecedor, categoria, quantidade e data.
    • Se desejar, você pode editar o valor do IVA e adicionar uma descrição ou uma referência interna.
  • Deslize a página para baixo até Arquivos e adicione uma foto do seu recibo. 
  • Clique em Enviar para aprovação

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⚠️ Os funcionários devem acrescentar um documento (foto do recibo) para enviá-lo para aprovação. Até lá, a despesa permanecerá em status de rascunho.

Despesas Manuais

  • Clique em +Acrescentar nova Despesa
  • Preencha a informação sobre a despesa
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⏩  Se você não estiver pronto para enviá-lo para aprovação, salve-o como rascunho.

  • A despesa será criada na seção Minhas despesas e você poderá continuar editando todos os campos e documentos sempre que desejar.
  • Quando estiver pronto, você pode enviá-lo para aprovação. Depois disto, você não poderá fazer mais mudanças.
  • Os aprovadores receberão uma notificação para aprová-la.
  • Ao clicar na seta (->), você poderá acessar os detalhes da fatura e as informações relativas às despesas.
sets Como Filtrar Despesas

💰Você terá dois tipos diferentes de despesas: Manual e Cartão Factorial. Você terá uma seleção de 6 filtros diferentes para despesas que vão do Status a Tipo de Despesa.

  • Despesas manuais são todas aquelas que são feitas através da imputação manual dos dados da despesa no sistema. Se o colaborador realizar o pagamento antecipado, a empresa deve pagar esse dinheiro da maneira mais conveniente e sem ter um impacto negativo sobre o trabalhador.
  • Despesas do cartão (por exemplo, automáticas) são aquelas que são feitas usando o cartão Factorial e com as quais não será necessário imputar manualmente. Basta anexar um recibo à despesa e o processo terminará quando o aprovador tiver revisado a despesa. Não há necessidade de fazer qualquer tipo de devolução do dinheiro, pois o dinheiro da empresa é utilizado.

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Como adicionar uma despesa de outra moeda?

Agora você pode selecionar qualquer moeda ao reportar uma despesa de quilometragem ou uma despesa manual regular. Esta moeda também será visível na tabela de despesas, painéis e relatórios.

  • Dirija-se à Minhas despesas
  • Clique em +Adicionar despesa
  • Selecione o tipo de despesa: Quilometragem ou Despesa regular
  • Preencha as informações
  • No campo Moeda, selecione a moeda da despesa
  • Concluir o processo e selecionar Enviar para aprovação
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Status de uma despesa

Um despesa pode ter diferentes status. Entre eles: 

  • Rascunho -> A despesa foi criada automática ou manualmente, mas não está pronta para ser aprovada. O funcionário ainda pode fazer mudanças.
  • Pendente -> É o status após o rascunho. A despesa está pronta para ser aprovada e não pode mais ser editada.
  • Aprovado -> A despesa foi aprovada.
  • Rejeitado -> A despesa foi rejeitada.