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Aproveite a funcionalidade de Gestão Documental! 📂

Distribuir as folhas de pagamento de seus funcionários e enviar e-mails a cada um deles com arquivo pode ser algo demorado. Assim como documentar os novos contratos e demais registros na sua empresa. Não se preocupe, a Factorial tem uma solução para você! Desenvolvemos uma nova funcionalidade que permite ao administrador da conta enviar documentos em arquivo PDF (como folha de pagamento, contratos, IDs ou outros) para a pasta correspondente de documentos de cada funcionário, automaticamente.

 

Onde encontrará a funcionalidade de Arquivos ? 📍

Muito simples. Ao acessar sua conta de administrador, encontrará esta funcionalidade no menu de funcionalidades à esquerda, na seção "Sua empresa".

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Dica 💡: A funcionalidade Arquivos é usada para enviar documentos para a pasta indicada de cada funcionário, que é diferente da funcionalidade "Arquivos - Documentos da empresa".

 

Em que consiste essa funcionalidade e como usá-la corretamente? 🤔

O objetivo de incluir essa nova funcionalidade é facilitar os processos para a equipe de RH e, assim, otimizar procedimentos como o envio de folhas de pagamento, contratos, etc. Caso tenha um documento PDF pesado com todas as folhas de pagamento de seus funcionários, fazer o upload para o software da Factorial permitirá dividi-lo por funcionários e enviar cada folha de pagamento para a pasta "Folha de pagamento" de cada um deles. A Factorial detectará as informações que estão na folha de pagamento do funcionário e as relacionará com os dados do perfil do funcionário, para relacionar as informações e para o administrador validar o envio do documento para o perfil do funcionário.

Após o upload do arquivo, o sistema associará automaticamente as informações do funcionário ao arquivo, e a pessoa indicada será exibida em "Sugestões". Você deve validá-lo com um ✅ e pressionar o botão azul "Enviar para X". Essa primeira folha de pagamento estará disponível na pasta de folha de pagamento do funcionário X. Depois que você a enviar, a próxima folha de pagamento aparecerá e assim por diante até que todas as folhas de pagamento, contratos e outros documentos que você enviou no documento sejam concluídos. 

Nota ✍: Ã‰ muito importante preencher adequadamente as informações pessoais do funcionário, para que o sistema possa relacionar as informações do documento com as informações do funcionário.

 

Posso solicitar a assinatura de um documento para mais de um funcionário em massa? ✍

Claro! Caso você precise enviar um documento para uma pessoa e ele deva ser assinado por mais de um funcionário, você poderá fazê-lo.

Simplesmente, basta clicar na caixa Solicitar assinatura eletrônica e adicionar as partes em que deseja assinar o documento, clicar em Enviar e pronto! Os funcionários que marcaram para assinar o documento receberão uma notificação com acesso para assinar o documento com assinatura eletrônica. Se você não sabe como funciona a nossa funcionalidade para assinar documentos eletronicamente, consulte o artigo de assinatura eletrônica.

Em relação aos arquivos da empresa, também tem a funcionalidade Arquivos - documentos da empresa que discutimos na "Dica 💡" no segundo parágrafo do artigo, que pode ser encontrada em Empresa> Arquivos. Esta seção também é usada para compartilhar arquivos, documentos, políticas da empresa etc. com o restante da empresa, mas não em massa. Esses documentos podem ser tornados públicos ou não, conforme você configura ao fazer upload de cada arquivo. Caso cometa um erro ao fazer o upload de um documento e deseje excluí-lo, poderá fazê-lo.