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Aprenda como Gerenciar Despesas BETA

Saiba como administrar, aprovar e analisar todas as despesas de sua empresa como Administrador.


Como instalar o aplicativo?

  1. Dirija-se a Aplicativos
  2. Deslize até encontrar Despesas (Beta)
  3. Clique em Instalar Aplicativo 

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Configurando o responsável pelas aprovações


👥 Nós criamos um grupo de aprovação para ajudá-lo a definir quem aprova ou rejeita as despesas. Não é preciso ser Administrador, uma vez que gestores e demais colaboradores também podem ser atribuídos como responsáveis pela de aprovações.

  • Dirija-se a Aplicativos > Despesas (Beta) > Configurações.
  • Acesse o grupo padrão clicando em
  • Você pode editar o título e a descrição.
  • Dirija-se ao fluxo de aprovação e atribua um encarregado clicando em (...) > editar nível de aprovação
  • Você pode selecionar um colaborador específico ou um cargo variável, como gestor ou supervisor de ausências.

⁉️ Quem pode aprovar as despesas da minha empresa?

  • Usuário: especificamente o membro selecionado ficará responsável por aprovar cada despesa.
  • Cargo variável > Gestor: cada gestor estará a cargo das despesas de seus subordinados. Caso o colaborador não possua um gestor, o Administrador primário será automaticamente atribuído a esta tarefa.
  • Cargo variável > Supervisor de Ausências: o supervisor de cada colaborador ficará responsável pelas aprovações.

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Grupos de aprovação > aba de Colaboradores

Esta aba mostra os colaboradores incluídos neste grupo.

  • Acesse o grupo de aprovação clicando em
  • Para adicionar colaboradores clique em + 📍 no canto superior direito.

Configurações de Despesas e Conta Bancária

👀 Uma vez criada a conta bancária, a visualização das informações da conta de despesas será visível. Entretanto, se nenhuma conta bancária for criada, somente a visualização das permissões de aprovação será possível. 

💡 Factorial colabora com a Stripe para a criação das contas. Isto significa que a Stripe criará a conta para você e entregará os cartões de crédito. A Factorial cuidará de todo o processo e assegurará que tudo esteja preparado e pronto.

🔗 Por esse motivo, você será redirecionado para a página da Stripe para preencher todas as informações da conta. Este será um processo muito semelhante ao da criação de qualquer conta bancária. Portanto, precisaremos de algumas informações especiais de sua parte. 

  • Insira informação sobre a conta de despesas 
    • Para inserir as informações você deve clicar no logotipo da caneta que o redirecionará para a página da Stripe, onde você fornecerá todas as informações relativas à conta de despesas.
  • Preencha os detalhes para a conta bancária 

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Como registrar um Cartão de Crédito em Despesas?

⚠️ Os cartões Factorial ainda não estão disponíveis no Brasil, somente para Portugal. 

  • Dirija-se à Despesas no menu lateral
  • Selecione Cartões

👀 A opção Adicionar novo cartão está desabilitada até que seja criada uma conta de despesas para a organização. 

 

💡 Uma vez que você tenha criado uma conta de despesas, você será direcionado à página fornecida pela Stripe onde poderá dar detalhes de suas informações financeiras (por exemplo, Conta Comercial).

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Criando um cartão de crédito

💳 Para cada cartão que você criar: Você pode decidir se deseja criar um cartão físico (cartão plástico) ou se prefere um cartão virtual.

  • Dirija-se à Despesas e abra a aba Cartões
  • Clique em +Adicionar novo cartão
  • Escolha seu tipo de cartão (físico ou virtual) e preencha as informações necessárias

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Configurações do Cartão

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Orçamento Como funcionário, você terá acesso a quantia que você utilizou no mês corrente. Um Administrador também poderá definir um limite mensal de gastos.
Detalhes do cartão Apenas os últimos 4 dígitos do cartão serão exibidos, por razões de segurança. As informações do cartão de crédito estão disponíveis. A Factorial também fornece cartões físicos.

Quais ações tenho para o meu cartão?

  • Desativar um cartão : A desativação de um cartão suspende temporariamente seu uso até que ele seja ativado novamente.
  • Cancelar um cartão : Cancelar um cartão elimina o cartão para sempre.
  • Clicando em (...) você terá a opção de desativar (caso o cartão esteja ativo),  ou cancelar o cartão. 

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Como adicionar um cartão para meu colaborador? 

  • Dirija-se a seção Cartões
  • Clique em +Adicionar novo cartão

💡 Você pode usar filtros para classificar os diferentes cartões (por exemplo, ativas versus desativadas).

💳 Para cada cartão ativo, como administrador, você pode estabelecer um limite mensal para o gasto do cartão de seu colaborador. 

Como ativar um cartão?

☝🏽 Um colaborador pode desativar um cartão, mas não pode ativá-lo. 

  • Clique em (...)
  • Clique em Ativar cartão

Como desativar um cartão? 

  • Clique em (...)
  • Clique em Desativar Cartão

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Como um Supervisor pode Aprovar ou Rejeitar uma despesa? 

Apenas o responsável selecionado poderá aprovar ou rejeitar as despesas dos colaboradores. 

✉️ Sempre que uma despesa for aprovada ou rejeitada, o(s) colaborador(es) receberá(ão) uma notificação sobre a mesma. 

  • Clique em (...)
    aceptdesp

💡Você pode selecionar vários funcionários para aprovar ou rejeitar suas despesas. 

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Quais permissões posso atribuir? 

🔒 Ao atribuir permissões sobre o aplicativo de despesas, é possível determinar o nível de acesso que toda a empresa terá sobre esta ferramenta.

Como acessar as permissões?

  • Empresa > Mais > Permissões
  • Acesse um dos grupos de permissões
  • Selecione Despesas para encontrar todas as permissões disponíveis

Quais permissões posso conceder?

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