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Imparare a gestire le spese BETA

Imparate a gestire, approvare e analizzare tutte le spese della vostra azienda come amministratore.

 

Come installare l'applicazione?

  1. Andate su Applicazioni
  2. Scorrere fino a trovare Versione beta di Spese
  3. Fare clic su Installa app
  4. Scegliere un responsabile dell'approvazione 

🔺 Gli amministratori saranno responsabili dell'approvazione. È possibile selezionare un solo approvatore. 

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Impostazioni per le approvazioni

 

👥Abbiamo creato un gruppo di approvazione che vi aiuta a definire meglio chi può approvare o rifiutare le spese. Non solo gli amministratori, ma anche i manager o i dipendenti possono essere assegnati come approvatori. 

  •  Andate su App > Spese Beta > Impostazioni
  • Accedere al gruppo di approvazione predefinito facendo clic su →. 
  • È possibile modificare il titolo e la descrizione.
  • Scorrere fino al flusso di approvazione e assegnare un approvatore facendo clic su (...) > modifica livello di approvazione
  • È possibile assegnare dipendenti specifici o con un ruolo relativo, come manager o supervisori delle ferie.

⁉️ Chi può approvare le spese della mia azienda?

  • Utente: L'utente specifico selezionato sarà quello che approverà ogni spesa.
  • Ruolo relativo > Manager: Ogni manager è abilitato ad approvare le spese dei suoi subordinati. Nel caso in cui un dipendente non abbia un manager assegnato, il primo amministratore sarà automaticamente autorizzato ad approvare le sue spese.
  • Ruolo relativo > Supervisore delle ferie: Il supervisore delle ferie di ciascun dipendente potrà approvare le sue spese.

 

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 Gruppi di approvazione > scheda Dipendenti

La scheda mostra i dipendenti assegnati a questo gruppo di approvazione.

  • Aprire un gruppo di approvazione facendo clic su →
  • Per aggiungere dipendenti, fare clic su + 📍 nell'angolo in alto a destra.

Impostazioni per le spese e il conto corrente 


👀 Una volta creato il conto bancario, la vista delle informazioni sul conto spese sarà visibile. Tuttavia, se non viene creato un conto bancario, sarà visibile solo la vista dei permessi di approvazione. 

💡Factorial collabora con Stripe per la creazione dei conti. Ciò significa che Stripe creerà il conto per voi e vi consegnerà le carte di credito. Factorial si occuperà dell'intero processo e si assicurerà che tutto sia pronto e configurato.

Per questo motivo sarete reindirizzati alla pagina di Stripe per inserire tutte le informazioni sull'account. Si tratta di un processo molto simile alla creazione di un qualsiasi conto bancario. Pertanto, avremo bisogno di alcune informazioni speciali da parte vostra. 

  • Inserire le informazioni sul conto spese 

      Per fornire informazioni è necessario cliccare sul logo della penna che vi reindirizzerà a una pagina di        Stripe dove potrete fornire tutte le informazioni relative alle spese

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  • Fornire i dettagli del conto bancario

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Come posso registrare una carta di credito nelle mie spese?

  • Andate su Le mie spese
  • Selezionare Le mie carte

👀 The Add new card option is disabled until an expenses account is created for the organization

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💡 Una volta creato un conto spese, sarete reindirizzati a una pagina gestita da Stripe in cui dovrete fornire i dettagli delle vostre finanze (ad esempio, i dati aziendali).

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Configurazione della Carta

💳 Per ogni carta creata: Si può decidere se creare una carta fisica (carta di plastica) o se si preferisce una carta virtuale.

  • Andate su Spese e aprite la scheda Carte
  • Cliccate su + Aggiungi una nuova carta
  • Scegliete il tipo di carta (di plastica o virtuale) e compilate le informazioni necessarie.

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Configurazione della carta:

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Budget Come dipendente, sarà in grado di accedere a quanto denaro ha speso nel mese corrente.  L'amministratore può anche decidere di fissare un limite mensile per le spese. 
 
Dettagli della carta Solo le ultime 4 cifre della carta di credito vengono visualizzate per motivi di sicurezza. Le informazioni sulla carta di credito vengono divulgate. Factorial fornirà i tipi di carta fisica. 

Quali opzioni ho a disposizione per le mie carte?

  • Disattivare una carta: la disattivazione di una carta ne interrompe temporaneamente l'utilizzo fino alla sua nuova attivazione.
  • Annullamento di una carta: l'annullamento di una carta la cancella per sempre.

Premendo su (...) si ha la possibilità di disattivare o annullare una carta.

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Come si aggiunge una carta per un dipendente?

  • Andate alla sezione Carte
  • Cliccate su +Aggiungi una nuova carta

💡 È possibile utilizzare dei filtri per ordinare le diverse schede (ad esempio, attive o disattivate).

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💳 Per ogni carta attiva, in qualità di amministratore potete impostare un limite mensile di spesa per la carta del vostro dipendente. 

 

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Come si attiva una Carta?

☝🏽Un dipendente può disattivare una carta, ma non può attivarla. 

  • Cliccare su (...)
  • Premere su Attiva una carta

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Come si disattiva una carta?

  • Cliccare su (...)
  • Premere su Disattiva carta

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Come fa l'Approvatore ad approvare o rifiutare una spesa?

Solo l'approvatore assegnato può approvare o rifiutare una spesa per i dipendenti. I dipendenti non sono in grado di approvare o rifiutare le spese. 

✉️Ogni volta che una spesa è stata approvata o rifiutata, i dipendenti riceveranno una notifica relativa alla spesa. 

Fare clic su (...)

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💡 È possibile selezionare più dipendenti per approvare o rifiutare le loro spese. 

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Quali permessi posso assegnare?

🔓 L'assegnazione dei permessi per l'app spese vi darà la possibilità di determinare l'accesso a questa funzione per tutta la vostra azienda.

Come accedere alle autorizzazioni:

  • Impresa > Altro > Autorizzazioni 
  • Aprire un gruppo di autorizzazioni
  • Spostatevi su Spese per trovare tutti i permessi che potete concedere per le spese.


Quali permessi posso concedere?

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👱🏾‍♀️Come si gestiscono le spese?