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Come utilizzare Desky come amministratore

Desky è un software innovativo che trasforma qualsiasi ufficio in uno spazio di lavoro flessibile. In questo articolo scoprirete come configurarlo e utilizzarlo.

 


Che cos'è Desky?

Desky è un software innovativo che trasforma qualsiasi ufficio in uno spazio di lavoro flessibile. Grazie all'editor visuale di Desky è possibile ricreare online il proprio ufficio con tutte le scrivanie e le sale riunioni. Successivamente, i vostri dipendenti possono prenotare scrivanie e sale riunioni in qualsiasi momento dai loro telefoni o scansionando un codice QR. Ogni prenotazione avviene in tempo reale.

✨Potete iscrivervi e utilizzarlo gratuitamente. Cliccate qui per iniziare.


Creare una nuova planimetria 

Per creare una nuova planimetria è possibile caricarla (sono ammessi i formati PDF, JPG o PNG).

  • Andate su Pianta dell'ufficio - 📍 al centro della barra dei menu in alto
  • A sinistra troverete un campo per caricare la planimetria del vostro ufficio.
  • Dopodiché è possibile salvarla come bozza, pubblicarla o ripristinare la bozza dall'ultima planimetria pubblicata.

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Come aggiungere nuovi spazi di lavoro

È possibile creare più di una pianta (spazio di lavoro) all'interno di un'azienda. Questo è molto utile, ad esempio quando il vostro ufficio ha diversi piani, potete visualizzare subito questi piani o avere uno spazio di lavoro con una pianta per il vostro ufficio a Barcellona e un'altra per il vostro ufficio a Madrid.

Come creare un nuovo spazio di lavoro?

  • Fate clic sul vostro spazio di lavoro attuale - 📍 nell'angolo in alto a destra e apparirà un menu a discesa.
  • Scegliete + Nuovo spazio di lavoro
  • Compilate le informazioni e iniziate a creare il vostro spazio di lavoro con la sua planimetria.

    ezgif.com-gif-maker (28)-Aug-24-2022-02-27-04-52-PMCome gestire gli spazi di lavoro

  • Fare clic sull'area di lavoro corrente - 📍 nell'angolo in alto a destra e apparirà un menu a discesa.
  • Scegliere Gestione spazi di lavoro > aprire e modificare quello desiderato.

Modifiche alle scrivanie e alle sale riunioni  

💡 Desky offre tre diversi tipi di scrivanie:

Hot desk: i dipendenti possono prenotarli per giorno/i.
Sale riunioni: I dipendenti possono prenotarle per fasce orarie.
Scrivanie fisse: non è consentita la prenotazione.

Adattare la scala della pianta dell'ufficio

  • Andate su Modifica ufficio - 📍 al centro della barra dei menu in alto
  • Panoramica della pianta - 📍 a sinistra
  • Scala della pianta

Modificare le scrivanie e le sale riunioni esistenti

  • Andate su Modifica ufficio - 📍 al centro della barra dei menu in alto.
  • Cliccate su una scrivania o una sala riunioni > a destra apparirà un menu
  • Modificare le impostazioni della scrivania/sala riunioni, come ad esempio:
    Nome e Descrizione 
    Tipo di scrivania
    Numero di posti disponibili sul tavolo

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  • È anche possibile ruotare, copiare o eliminare una scrivania. 

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Aggiungere nuove scrivanie e sale riunioni

  • Andate su Modifica ufficio - 📍 al centro della barra dei menu in alto
  • Cliccate su Aggiungi scrivania > apparirà un menu sulla destra
  • Spostate la scrivania sulla planimetria nel punto desiderato
  • Modificare le impostazioni della scrivania nella barra dei menu a destra.

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Gestione delle prenotazioni

Prenotazioni

👩🏽Scoprite come effettuare una prenotazione qui. Entrambi, amministratori e utenti, possono effettuare prenotazioni nel proprio profilo.

Impostazioni di prenotazione

⏱️ Qui è possibile impostare le fasce orarie prenotabili e l'ora di inizio e fine della prenotazione per un giorno.

☝🏽 Nelle impostazioni di prenotazione sono presenti due schede: Sala riunioni e Hot Desk. Nella scheda Hot Desk non c'è ancora nulla da impostare.

  • Andare su Prenotazioni - 📍 al centro della barra dei menu in alto
  • A sinistra troverete le impostazioni di prenotazione.
  • Scegliere la scheda Sale riunioni. 
  • Modificate l'ora di inizio, l'ora di fine e la dimensione dello slot per la prenotazione di una sala.

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Gestire le prenotazioni 

👤 Come amministratore potete vedere tutte le prenotazioni effettuate dai vostri dipendenti. È possibile eliminare le prenotazioni e il dipendente riceverà una notifica.

  • Andate su Prenotazioni - 📍 al centro della barra dei menu in alto.
  • A destra si trova la voce Gestisci tutte le prenotazioni.
  • Per filtrare le prenotazioni si può scegliere una data per vedere tutte le prenotazioni di quel giorno e, selezionando una scrivania, si possono vedere tutte le prenotazioni di quella scrivania.
  • Per eliminare una prenotazione, basta selezionarla e fare clic sul simbolo del cestino.

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Gestire gli utenti

  • È possibile trovare tutti gli utenti attuali andando su Utenti nella barra dei menu in alto.
  • Per rimuovere gli utenti, fare clic sul simbolo del cestino accanto ai loro account.

    Come invitare nuovi utenti

     

  • Inviare un invito: Aggiungere uno o più indirizzi e-mail degli utenti nella barra di ricerca della scheda Utenti. Cliccare sull'invito. L'utente o gli utenti riceveranno un'e-mail per attivare il loro account. 

👍🏽 Consigliamo di copiare tutti gli indirizzi e-mail necessari in una volta sola, ad esempio da un file excel già in vostro possesso. È più facile che digitarli uno per uno. 

Come creare un nuovo amministratore
 

  • Andare alla scheda Utenti
  • Accanto a ogni profilo è possibile selezionare se deve essere un amministratore o un utenteScreen Shot 2022-08-24 at 4.45.00 PM

👉🏽 Non c'è limite al numero di amministratori.


    Impostazioni del profilo 

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    Cliccando sull'icona del vostro profilo -📍 in alto a destra - avrete accesso a diversi menu:

    • Le vostre prenotazioni: Panoramica delle scrivanie e delle camere da voi prenotate
    • Profilo: Modificate qui il vostro nome e la vostra e-mail
    • Spazi di lavoro aziendali: Accedere a tutti gli spazi di lavoro esistenti in un'azienda.
    • Impostazioni dell'azienda: Modificare il nome dell'azienda qui

    Accesso a diverse aziende

    👥 Un utente può ora avere accesso a diverse aziende con un unico profilo, indipendentemente dal fatto che sia un amministratore o un utente normale. È sufficiente essere invitati nelle diverse aziende.

    Come passare da un'azienda all'altra con un unico profilo:

    • Cliccate sull'icona del vostro profilo - 📍 nell'angolo a destra
    • Scegliere l'azienda a cui si vuole accedere 
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