Scoprite in questo articolo come gestire le spese aziendali.
💡 La funzione Spese fornisce informazioni su tutte le spese di un utente.
Per prima cosa impostate Spese Beta e poi, in questo articolo, imparate a gestire le spese.
Dove posso trovare le mie Spese?
- Vai a Le mie spese
Come faccio ad aggiungere manualmente una spesa?
Esistono due modi per aggiungere le spese: automaticamente o manualmente.
Spese Automatiche:
💳 Le spese addebitate sulla vostra Carta Factorial (fisica o virtuale) saranno automaticamente riportate nel vostro profilo alla voce Le mie spese. La spesa avrà lo stato di Bozza perché è necessario aggiungere una foto della ricevuta per poter inviare la spesa per l'approvazione.
- Andate a Le mie spese
- Cliccare sulla spesa creata automaticamente
- Non sarà possibile modificare il fornitore, la categoria, l'importo e la data.
- Se si desidera, è possibile modificare l'importo dell'IVA e aggiungere una descrizione o un riferimento interno. - Scorrere fino a File e aggiungere una foto della ricevuta.
- Cliccare su Invia per l'approvazione.
⚠️ I dipendenti devono aggiungere un documento (foto dello scontrino) per poterlo inviare per l'approvazione. Fino ad allora la spesa rimarrà in stato di bozza.
Spese manuali
- Cliccare su +Aggiungi una spesa
- Compilare le informazioni relative alla spesa
⏩ Se non si è pronti a inviarla per l'approvazione, e' possibile salvarla come bozza.
- La spesa verrà creata nella tabella Le mie spese e si potrà continuare a modificare tutti i campi e i documenti quando si vuole.
- Una volta pronta, è possibile inviarla per l'approvazione. Dopodiché, non sarà più possibile apportare modifiche.
- Coloro che hanno approvato la spesa riceveranno una notifica.
- Facendo clic sulla freccia (->), si accede ai dettagli della fattura e alle informazioni relative alla spesa.
Filtrare le spese
💰 Avrete a disposizione due diversi tipi di spese: la scheda manuale e quella fattoriale. È possibile scegliere tra 6 diversi filtri per le spese, dallo stato al tipo di spesa.
- Le spese manuali sono tutte quelle che vengono effettuate imputando manualmente i dati della spesa nel sistema. Se vengono effettuate con l'anticipo economico del lavoratore, l'azienda deve pagare quel denaro nel modo più conveniente e senza avere un impatto negativo sul lavoratore.
- Le spese con carta (es. automatiche) sono quelle che vengono effettuate utilizzando la carta Factorial e con le quali non sarà necessario imputare manualmente. È sufficiente allegare una ricevuta alla spesa e il processo si concluderà quando l'approvatore avrà esaminato la spesa. Non è necessario effettuare alcun tipo di restituzione del denaro perché viene utilizzato denaro dell'azienda.
Come aggiungere una spesa da un'altra valuta?
Ora è possibile selezionare qualsiasi valuta quando si segnala una spesa chilometrica o una spesa ordinaria. Questa valuta sarà visibile anche nella tabella delle spese, nei dashboard e nei report.
- Andate a Le mie spese
- Fare clic su +Aggiungi spesa
- Selezionate il tipo di spesa: Chilometraggio o Spese ordinarie
- Compilare le informazioni
- Nel campo Valuta, selezionare la valuta della spesa
- Terminare il processo e selezionare Invia per l'approvazione
Lo stato di una spesa
Una spesa può avere diversi stati. Sono disponibili i seguenti:
- Bozza = La spesa è stata creata automaticamente o manualmente, ma non è pronta per essere approvata. Il dipendente può ancora apportare modifiche.
- In attesa = È lo stato successivo alla bozza. La spesa è pronta per essere approvata e non può più essere modificata.
- Approvata = La spesa è stata approvata.
- Rifiutata = La spesa è stata rifiutata.