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Come si gestiscono le spese?

Scoprite in questo articolo come gestire le spese aziendali.

💡 La funzione Spese fornisce informazioni su tutte le spese di un utente.

Per prima cosa impostate Spese Beta e poi, in questo articolo, imparate a gestire le spese.

Dove posso trovare le mie Spese? 

  • Vai a Le mie spese 
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Come faccio ad aggiungere manualmente una spesa?


Esistono due modi per aggiungere le spese: automaticamente o manualmente.


Spese Automatiche: 

💳 Le spese addebitate sulla vostra Carta Factorial (fisica o virtuale) saranno automaticamente riportate nel vostro profilo alla voce Le mie spese. La spesa avrà lo stato di Bozza perché è necessario aggiungere una foto della ricevuta per poter inviare la spesa per l'approvazione.

  • Andate a Le mie spese
  • Cliccare sulla spesa creata automaticamente 
    - Non sarà possibile modificare il fornitore, la categoria, l'importo e la data.
    - Se si desidera, è possibile modificare l'importo dell'IVA e aggiungere una descrizione o      un riferimento interno.
  • Scorrere fino a File e aggiungere una foto della ricevuta.
  • Cliccare su Invia per l'approvazione.

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⚠️ I dipendenti devono aggiungere un documento (foto dello scontrino) per poterlo inviare per l'approvazione. Fino ad allora la spesa rimarrà in stato di bozza.

Spese manuali

  • Cliccare su +Aggiungi una spesa
  • Compilare le informazioni relative alla spesa

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⏩ Se non si è pronti a inviarla per l'approvazione, e' possibile salvarla come bozza.

  • La spesa verrà creata nella tabella Le mie spese e si potrà continuare a modificare tutti i campi e i documenti quando si vuole.
  • Una volta pronta, è possibile inviarla per l'approvazione. Dopodiché, non sarà più possibile apportare modifiche.
  • Coloro che hanno approvato la spesa riceveranno una notifica.
  • Facendo clic sulla freccia (->), si accede ai dettagli della fattura e alle informazioni relative alla spesa. 

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Filtrare le spese

💰 Avrete a disposizione due diversi tipi di spese: la scheda manuale e quella fattoriale. È possibile scegliere tra 6 diversi filtri per le spese, dallo stato al tipo di spesa. 

  • Le spese manuali sono tutte quelle che vengono effettuate imputando manualmente i dati della spesa nel sistema. Se vengono effettuate con l'anticipo economico del lavoratore, l'azienda deve pagare quel denaro nel modo più conveniente e senza avere un impatto negativo sul lavoratore.
  • Le spese con carta (es. automatiche) sono quelle che vengono effettuate utilizzando la carta Factorial e con le quali non sarà necessario imputare manualmente. È sufficiente allegare una ricevuta alla spesa e il processo si concluderà quando l'approvatore avrà esaminato la spesa. Non è necessario effettuare alcun tipo di restituzione del denaro perché viene utilizzato denaro dell'azienda.


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Come aggiungere una spesa da un'altra valuta? 

Ora è possibile selezionare qualsiasi valuta quando si segnala una spesa chilometrica o una spesa ordinaria. Questa valuta sarà visibile anche nella tabella delle spese, nei dashboard e nei report. 

  • Andate a Le mie spese
  • Fare clic su +Aggiungi spesa
  • Selezionate il tipo di spesa: Chilometraggio o Spese ordinarie
  • Compilare le informazioni
  • Nel campo Valuta, selezionare la valuta della spesa
  • Terminare il processo e selezionare Invia per l'approvazione
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Lo stato di una spesa

Una spesa può avere diversi stati. Sono disponibili i seguenti:

  • Bozza = La spesa è stata creata automaticamente o manualmente, ma non è pronta per essere approvata. Il dipendente può ancora apportare modifiche.
  • In attesa = È lo stato successivo alla bozza. La spesa è pronta per essere approvata e non può più essere modificata.
  • Approvata = La spesa è stata approvata.
  • Rifiutata = La spesa è stata rifiutata.