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Documenti in blocco

In questo breve articolo vi illustreremo i passaggi da seguire per inviare i documento in blocco a tutti i vostri dipendenti. Inoltre, scoprirete come caricare, scaricare, eliminare e inviare documenti in blocco.

⏺ Primo Passo

  • Vai alla sezione File
  • Seleziona la scheda Documenti in Blocco

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⏺ Secondo Passo

  • Carica un documento PDF
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  • Seleziona la cartella e il tipo di caricamento. Puoi scegliere tra:
    ⚪ Dividere il PDF in documenti separati
    ⚪ Non modificarli
    ⚪ Unirli in un unico documento

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⏺ Terzo Passo

  • Una volta caricato il documento, applica i filtri se necessario e seleziona tutti i tuoi dipendenti ⬇

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  • Infine, premi su Invia a X dipendenti.

⏺Quarto Passo

💡 Come puoi vedere nello screenshot qui sotto, c'è anche l'opzione per richiedere la firma elettronica. Basta selezionare la casella richiesta e-signature e ti verrà richiesta la firma di tutti gli utenti che hai selezionato prima. Nel caso tu voglia richiedere la firma elettronica di diversi utenti, puoi farlo semplicemente selezionandoli come firmatari aggiuntivi.

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  • Corrispondenze suggerite: Se state caricando una busta paga in cui il documento contiene nome, cognome e ID del dipendente, il sistema identificherà questo utente e lo posizionerà in cima all'elenco delle corrispondenze suggerite. L'intento è quello di facilitare il processo di selezione. È sufficiente fare clic sul cerchio e il documento verrà inviato immediatamente. 
  • Invio automatico dei documenti: Ogni documento deve avere un nome, un cognome e un identificativo personale. Il sistema lo abbina a un dipendente solo se i 3 valori corrispondono ai suoi dati in Factorial. I documenti corrispondenti saranno inviati ai vostri dipendenti, che potranno visualizzarli immediatamente. Questa azione non può essere annullata.

    👇🏽Esempio👇🏽

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Scaricare documenti in blocco

  • Andate su File > Dipendente
  • Contrassegnate tutti i documenti o una selezione a vostra scelta
  • Fare clic su Scarica

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👉 Una volta inviato il documento, tutti gli utenti troveranno il documento caricato nella loro sezione Documenti nella cartella definita. 
📨 Un'e-mail verrà inviata al dipendente ogni volta che viene caricato un nuovo documento. 

📨 Il dipendente riceverà una notifica via e-mail e su Attività in sospeso>Dashboard se è stata richiesta la firma elettronica.