Canale di Reclami

Questo articolo spiegherà come i dipendenti, gli ex-dipendenti, gli appaltatori, i clienti e altro ancora possono inviare reclami alle aziende come indicato nella nuova direttiva dell'Unione Europea.

Con Factorial vi diamo l'opportunità, in quanto nostri clienti, di conformarvi ai requisiti dell'UE per istituire un sistema di whistleblowing. 

🇪🇺 Quali sono i requisiti UE?

  1. I canali di reclamo dovrebbero offrire la possibilità di presentare reclami sia per iscritto che verbalmente, così come per telefono o altro sistema di posta vocale e di persona se richiesto dal reclamante.
  2. I canali di reclamo dovrebbero garantire la riservatezza dell'identità del richiedente  e di qualsiasi terza parte menzionata nel reclamo.
  3. C'è l'obbligo di confermare la ricezione del reclamo entro un massimo di 7 giorni dalla sua ricezione.
  4. Tutti i reclami, compresi quelli anonimi, dovrebbero essere trattati prontamente se sono accettabili secondo la legge nazionale.
  5. Si stabilisce un periodo massimo di 3 mesi per rispondere al richiedente sul trattamento del reclamo, a partire dall'avviso di ricevimento o, se non c'è stato alcun avviso di ricevimento, dalla scadenza del periodo di 7 giorni dopo la presentazione del reclamo.

Qual è il Ruolo di Factorial?

🛂Factorial ti fornirà una pagina personalizzata con le impostazioni della tua azienda che comprenderà tre diverse fasi.

  1. Modulo di Reclamo: Fornirai le informazioni del reclamante (l'anonimato è facoltativo) + il rapporto con l'azienda (facoltativo). 
    1. Descrizione del reclamo (obbligatorio): Fornirete informazioni sulle parti coinvolte, il luogo, l'ora e la causa del reclamo. Potresti dover fare riferimento a possibili testimoni (gravità del reclamo) e prove dell'evento (allegare documentazione). 
  2. Creazione della Password: La password garantirà la protezione e la sicurezza della tua richiesta. 


  3. Numero di Reclamo: Questo servirà come nome utente per accedere alla pagina dove hai presentato il tuo reclamo. 
    1. La persona che ha presentato il reclamo può vedere lo stato del reclamo e aggiungere ulteriori commenti con il contesto e la documentazione pertinente (se richiesto dal responsabile del reclamo).

  • Hai presentato la tua richiesta con successo e in modo sicuro. 

 

 

 

  • Se desiderate aggiungere ulteriori informazioni alla vostra richiesta, cliccate su Seguire il reclamo e inserite il vostro Numero di richiesta e la vostra Password.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  

🔐 Tutte le informazioni sono criptate per garantire la privacy durante la trasmissione delle informazioni. Inoltre, solo la persona designata potrà accedere alle richieste. 


👁A Attraverso Factorial

  1. Testa alle applicazioni 
  2. Scorrere verso il basso fino a trovare Claims Channel
  3. Installare l'applicazione
  4. Selezionare la persona responsabile della gestione dei reclami

💡 Solo la persona designata può accedere e trattare le richieste. Una persona designata è una persona che l'azienda nomina per gestire i reclami. 

⚠️ Andando su App < Canale Reclami < Impostazioni si avrà accesso al link per i reclami che si trova nella sezione Modulo reclami. Ogni azienda avrà il proprio url per i reclami.

Dove posso vedere i reclami?

  • La persona designata vedrà la sezione Reclami nel suo menu. 

screenshot-app.staging9.factorialhr.com-2021.12.24-10_49_12

Un Responsabili di Reclami sarà una persona che lavora internamente all'azienda e che sarà autorizzata ad accedere alle sezioni dei reclami e ad elaborare il reclamo.

Sia la persona che presenta il reclamo che il responsabile designato per i reclami saranno in grado di lasciare commenti e caricare allegati attraverso Factorial per garantire che anche quando il reclamo è anonimo, tutte le informazioni necessarie per elaborare il reclamo saranno fornite in modo completo.