La funcionalidad de control horario de Factorial tiene todo lo que necesitas: registro de tiempo , aprobaciones de fichajes , revisión de horario y asistencia , y mucho más. Veamos las diferentes características de la funcionalidad y cómo puedes comenzar a utilizarla.
Instalar la funcionalidad
Para instalar la aplicación, es tan fácil como ir a la sección de Aplicaciones y clicar en la aplicación de Control Horario.
Una vez hayas clicado, simplemente dale al botón azul "instalar" y automáticamente se instalará la aplicación a tu cuenta de empresa.
Una vez instalada la funcionalidad de Control Horario, te dirigirá directamente a una política de Control Horario creada por defecto.
Verás, que te aparecerá la vista de la política de Control Horario con la siguiente información:
- La configuración de la política: Te permitirá poner un nombre, una descripción, y el/los sistema/s de Control Horario que quieras asignar a la política.
- Los empleados: Podrás añadir los empleados que desees a esa política de Control Horario.
Gracias a este sistema de políticas de Control Horario, podrás asignar distintos sistemas de Control Horario a los empleados de tu empresa.
En el caso que en tu empresa, quieras asignar el sistema de fichaje con Geolocalización para los comerciales del equipo de ventas, podrás crear una política de Control Horario para ellos, personalizando esta política y asignando a los empleados del equipo de comerciales a la política.
Si tienes un equipo de desarrolladores informáticos que pueden trabajar desde la oficina o desde casa, puedes asignarles una política de Control Horario con el fichaje desde la web y el fichaje por QR.
Nuestras políticas, te permitirán activar las siguientes opciones de fichaje:
- Fichaje con el botón Entrar/Salir desde la página web.
- Fichaje con el botón Entrar/Salir desde la app para móviles.
- Fichaje por geolocalización desde la app para móviles.
- Fichaje con código QR desde la app para móviles.
Podrás crear tantas políticas de Control Horario como quieras, y poder adaptarlas a la organización y fichaje de tu empresa.
Una vez termines de configurar la política de Control Horario por defecto, puedes clicar al botón ⬅️ que verás arriba a la izquierda, y te llevará a la vista de Configuración, donde podrás añadir más políticas de Control Horario.
Para poder añadir más políticas, simplemente deberás clicar al botón "+" que verás arriba a la derecha, y se te añadirá una Nueva política que podrás editar.
¿Cómo editar la Nueva política que has añadido?
¡Muy fácil! Simplemente, clica al botón de la flecha ➡️, y verás que te lleva a la configuración de la nueva política creada, donde podrás asignar los sistemas de Control Horario que desees y añadir empleados.
Registrar las horas de trabajo
Los empleados que deban fichar tendrán una sección en el menú lateral llamada Fichajes. Desde esta sección podrán rellenar las horas trabajadas, añadir observaciones por día, ver sus ausencias y sus días laborables según contrato. Existen dos modalidades de registro de las horas trabajadas.
Funcionalidad de Entrar/Salir
Ya sea desde la sección de Fichajes o desde el Dashboard, los empleados podrán indicar las horas en las que empiezan y acaban cada turno. Basta con hacer click en en botón de "Entrar" para crear un nuevo turno que registrará las horas trabajadas hasta que el mismo trabajador cierre el turno clicando de nuevo en el botón, esta vez de "Salir".
Se puede repetir este proceso tantas veces como sea necesario a lo largo de un día.
Esta modalidad de fichaje también está disponible desde la aplicación móvil de Factorial, tanto para iPhone como para Android.
Registrar las horas manualmente
También existe la posibilidad de ingresar las horas de trabajo de manera manual. Basta con seleccionar el día al que se le quieren añadir las horas e introducir una hora de entrada y una de salida.
Se pueden añadir tantos turnos como sea necesario haciendo click en el botón de "+" y repitiendo el proceso.
Para evitar el registro de horas no realizadas, el sistema no permitirá nunca añadir horas que sean futuras.
Funcionalidad de Geolocalización
El sistema de Geolocalización para aplicación móvil se podrá activar junto al sistema de fichaje Entrar/Salir de la web.
Para saber más sobre el sistema de Geolocalización, y ver como funciona, puedes consultar este artículo donde de detallamos como utilizarlo.
Funcionalidad de Código QR (Entrance App)
El sistema de Código QR para aplicación móvil se podrá activar junto al sistema de fichaje Entrar/Salir de la web, del mismo modo que el sistema de Geolocalización.
Si quieres saber más sobre cómo funciona el sistema de Código QR, y como activarlo en tu cuenta de empresa, consulta este artículo donde te explicamos cómo instalarlo y te detallamos paso por paso que debes hacer para que tus empleados fichen a través de él.
Histórico de cambios
Una vez registradas, el trabajador podrá editar turnos que todavía no hayan sido aprobados por un administrador o su manager. Para poder cumplir delante una supuesta inspección de trabajo, Factorial guarda todos estos cambios de manera que el responsable de comprobar los datos tenga toda la información necesaria disponible.
Esta información se puede ver tanto en la aplicación, sobre la "i" al lado de cada turno y en el resumen descargable en PDF, en el que tenemos disponible toda información de los fichajes de cada empleado.
Aprobar los fichajes de los empleados
Los administradores de cuenta y los managers (si tienen permiso) disponen de una sección llamada Control horario desde la que pueden gestionar los fichajes de las personas a su cargo.
En esta sección vemos la lista de empleados y su resumen de horas trabajadas por mes. Si hacemos click en un empleado en concreto podemos ver en detalle sus fichajes registrados para el mes en cuestión.
Cuando termina el mes, una vez revisados, podemos seleccionar a uno, varios o todos los empleados pendientes y hacer click en el botón de "Aprobar fichajes". La aprobación de fichajes sólo puede hacerse una vez el mes en cuestión ha finalizado. Por ejemplo, solo se podrá aprobar el mes de enero a partir del 1 de febrero.
Los empleados recibirán una notificación via mail conforme sus horas han sido aprobadas. Una vez aprobadas los fichajes ya no pueden ser modificados por los empleados.
Existe la posibilidad de desaprobar fichajes repitiendo el mismo proceso pero seleccionando los empleados que ya hayan sido aprobados previamente.
Descargar informes
Los administradores y managers pueden descargar los registros de presencia de un mes concreto en cualquier momento, tanto en formato Excel como PDF. Basta con hacer click en el botón de "..." y seleccionar la opción de "Descargar informe". Así de fácil.
Recordatorios
Recordatorios por correo.
A los trabajadores : Se envía un recordatorio la ultima semana (los 5 últimos días hábiles del mes) para que recuerden rellenar su control horario.
A los admin/managers : el 1 de cada mes, se envía un recordatorio para que recuerden revisar y aprobar el control horario de sus trabajadores.
Recordatorios en el producto
En Factorial , se crean tareas pendientes para recordar al trabajador que cada día, tiene que rellenar su control horario
Es posible que tu empresa haya activado otras modalidades de fichaje. Puedes consultar más información sobre cómo funcionan estas modalidades a través de los siguientes artículos:
Comentarios
2 comentarios
Muy rápido. No lo pillo
Muy rápido. No lo pillo
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