Pasos para activar y utilizar la funcionalidad de control horario

La funcionalidad de control horario de Factorial tiene todo lo que necesitas: registro de tiempo, aprobaciones de fichas, revisión de horario y asistencia, y mucho más. Veamos las diferentes características de la funcionalidad y cómo puedes comenzar a utilizarla.

Activar la funcionalidad

Para activar la funcionalidad, es tan fácil como ir a la sección de Control Horario y clicar en el botón de activación.

También puedes ir directamente a la sección de Empresa, luego entrar en la pestaña Personalización y activar la funcionalidad de Control Horario.

Al activar el control horario, también se activará por defecto la nueva función de fichaje automático (funcionalidad de Entrar/Salir), que puedes encontrar en el dashboard y app móvil. Pero existe la opción de desactivar este modo de fichaje, manteniendo únicamente el control horario manual.

Una vez activada la funcionalidad de control horario, podrás escoger entre dos modalidades de aprobación.

• Solamente los administradores pueden ver y aprobar los fichajes de los empleados de la empresa.
• Tanto los administradores como los managers están autorizados para aprobar los fichajes de los empleados en su equipo.

Registrar las horas de trabajo

Los empleados que deban fichar tendrán una sección en el menú lateral llamada Fichajes. Desde esta sección podrán rellenar las horas trabajadas, añadir observaciones por día, ver sus ausencias y sus días laborables según contrato. Existen dos modalidades de registro de las horas trabajadas.

Funcionalidad de Entrar/Salir

Ya sea desde la sección de Fichajes o desde el Dashboard, los empleados podrán indicar las horas en las que empiezan y acaban cada turno. Basta con hacer click en en botón de "Entrar" para crear un nuevo turno que registrará las horas trabajadas hasta que el mismo trabajador cierre el turno clicando de nuevo en el botón, esta vez de "Salir".

Se puede repetir este proceso tantas veces como sea necesario a lo largo de un día.

Esta modalidad de fichaje también está disponible desde la aplicación móvil de Factorial, tanto para iPhone como para Android.

Registrar las horas manualmente

También existe la posibilidad de ingresar las horas de trabajo de manera manual. Basta con seleccionar el día al que se le quieren añadir las horas e introducir una hora de entrada y una de salida.

Se pueden añadir tantos turnos como sea necesario haciendo click en el botón de "+" y repitiendo el proceso.

Para evitar el registro de horas no realizadas, el sistema no permitirá nunca añadir horas que sean futuras.

Histórico de cambios

Una vez registradas, el trabajador podrá editar turnos que todavía no hayan sido aprobados por un administrador o su manager. Para poder cumplir delante una supuesta inspección de trabajo, Factorial guarda todos estos cambios de manera que el responsable de comprobar los datos tenga toda la información necesaria disponible.

Esta información se puede ver tanto en la aplicación, sobre la "i" al lado de cada turno y en el resumen descargable en PDF, en el que tenemos disponible toda información de los fichajes de cada empleado.

Aprobar los fichajes de los empleados

Los administradores de cuenta y los managers (si tienen permiso) disponen de una sección llamada Control horario desde la que pueden gestionar los fichajes de las personas a su cargo.

En esta sección vemos la lista de empleados y su resumen de horas trabajadas por mes. Si hacemos click en un empleado en concreto podemos ver en detalle sus fichajes registrados para el mes en cuestión.

Cuando termina el mes, una vez revisados, podemos seleccionar a uno, varios o todos los empleados pendientes y hacer click en el botón de "Aprobar fichajes". La aprobación de fichajes sólo puede hacerse una vez el mes en cuestión ha finalizado. Por ejemplo, solo se podrá aprobar el mes de enero a partir del 1 de febrero. 

Los empleados recibirán una notificación via mail conforme sus horas han sido aprobadas. Una vez aprobadas los fichajes ya no pueden ser modificados por los empleados.

Existe la posibilidad de desaprobar fichajes repitiendo el mismo proceso pero seleccionando los empleados que ya hayan sido aprobados previamente.   

Descargar informes 

Los administradores y managers pueden descargar los registros de presencia de un mes concreto en cualquier momento, tanto en formato Excel como PDF. Basta con hacer click en el botón de "..." y seleccionar la opción de "Descargar informe". Así de fácil.

Recordatorios 

Recordatorios por correo.
A los trabajadores : Se envía un recordatorio la ultima semana (los 5 últimos días hábiles del mes) para que recuerden rellenar su control horario. 

A los admin/managers : el 1 de cada mes, se envía un recordatorio para que recuerden revisar y aprobar el control horario de sus trabajadores.

Recordatorios en el producto 
En Factorial,  se crean tareas pendientes para recordar al trabajador que cada día, tiene que rellenar su control horario