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L'attribution et la gestion des plannings pour votre personnel est un défi. Factorial vous permet de répartir facilement les équipes à l'aide de la fonction de gestion des équipes.
📢 Si vous avez des collaborateurs dans différents fuseaux horaires, veillez à activer cette option dans les Espaces de travail. Vous devrez le faire pour que, lorsque vous attribuez des plannings de travail, vos collaborateurs puissent les voir dans leur fuseau horaire.
- Installer la gestion des plannings
- Comment Ajouter vos collaborateurs à l'outil Gestion des Plannings ?
- Différentes façons d'ajouter des plannings
- Comment ajouter des plannings
- Comment modifier les plannings ?
- Comment créer des plannings par défaut
- Supprimer des plannings
- Peut-on exporter/télécharger les plannings ?
- Copier les plannings de travail
- Plannings de créneaux nuit
- Vue de gestion des plannings
Étapes pour installer la Gestion des Plannings
- Rendez-vous dans la section Applications
- Sélectionnez Gestion des Plannings
- Cliquez sur Installer
Comment Ajouter vos Collaborateurs à l'outil Gestion des Plannings?
🚩 Lorsque vous installez la Gestion des plannings pour la première fois, aucun collaborateur n'est affecté à cet outil. Dans les étapes suivantes, nous vous montrons comment les ajouter afin que vous puissiez commencer à planifier les horaires de vos collaborateurs.
- Dirigez-vous dans l'application Plannings à gauche de votre écran (qui apparaîtra une fois que vous l'aurez installée)
- Cliquez sur le bouton de réglage - 📍Localisé en haut à droite
- Cliquez ensuite sur Ajouter des employés
Comment puis-je modifier ou supprimer un employé de l'outil de Gestion des plannings ?
Pour affecter un collaborateur à un autre outil de planification du temps ou pour le retirer de son outil de planification existant, il suffit de se rendre dans la fonction de Planification du Temps (Time Planning).
Trouvez les différentes façons d'ajouter des Plannings
-
Pour un collaborateur spécifique un jour spécifique
-
Pour un collaborateur spécifique toute la semaine
-
Pour tous les collaborateurs un jour précis
-
Pour tous les collaborateurs une semaine spécifique
Apprenez à ajouter des Plannings
🔺 L'ajout des Plannings n'est pas la même chose que la Publication des Plannings. Assurez-vous de cliquer sur Publier l'Horaire de la Semaine - 📍 Situé dans le coin supérieur droit - pour publier efficacement ces plannings de travail attribués.
- Cliquez sur le bouton Attribuer le planning 📍 Situé dans le coin supérieur droit.
- Toutes les différentes options pour créer des plannings sont affichées.
- Sélectionnez un bureau par défaut, personnalisé ou par modèle de plannings.
- Et assignez le poste aux collaborateurs que vous souhaitez
Comment modifier un planning ?
👀 Il est possible de modifier un planning chaque fois que cela est nécessaire ou requis.
- Sélectionnez le planning que vous souhaitez modifier
- Cliquez sur Modifier le planning
- Effectuez les modifications
- Appliquer
Il existe une autre façon de modifier vos plannings.
- Allez au planning que vous voulez modifier
- Faites défiler le sélecteur à droite du planning et deux nouvelles icônes apparaîtront :
- Un crayon : pour modifier votre planning
- Une poubelle : pour supprimer votre planning
- Cliquez sur l'icône du crayon et l'onglet permettant de modifier votre planning apparaîtra.
- Effectuez les modifications
- Appliquez
Comment créer des plannings par défaut ?
- Allez à Ajouter des plannings
- Sélectionnez l'option planning par défaut située sur le bouton de partage.
- Remplissez les informations demandées
- et Assigner
Gardez à l'esprit que vous pouvez également attribuer des plannings à des collaborateurs spécifiques en cliquant simplement sur eux‼️.
Comment supprimer des plannings ?
- Sélectionnez un ou plusieurs horaires de travail et accédez au bouton Supprimer les plannings.
Il existe une autre façon de modifier et vos plannings.
Allez à plannings que vous voulez modifier- Faites défiler le sélecteur à droite du planning et deux nouvelles icônes apparaîtront :
- Un crayon : pour modifier votre planning
- Une poubelle : pour supprimer votre planning
- Cliquez sur la poubelle
- Supprimez votre service
Peut-on exporter/télécharger les plannings ?
🎉 Oui, vous pouvez le faire ! Désormais, vous pourrez exporter et imprimer les plannings de vos collaborateurs dans un fichier au format horizontal avec une mise en page visuellement attrayante.
Avoir la possibilité de télécharger vos quarts de travail planifiés, vous aidera avec :
- La planification de votre personnel.
- Donnez plus de visibilité à vos collaborateurs, vous pouvez leur remettre directement les plannings de travail !
- Allez dans l'onglet Plannings
- Sélectionnez la vue que vous souhaitez exporter. Rappelez-vous que vous pouvez choisir entre hebdomadaire, mensuel et 4 semaines.
- Cliquez sur le bouton (...) -📍Localisé dans le coin droit de l'écran.
- Sélectionnez Exporter le planning
- Un onglet pop up apparaîtra et vous pourrez choisir si vous voulez inclure les brouillons des plannings ou non et aussi si vous voulez exporter les plannings en utilisant certains critères, par exemple, les équipes.
- Vous recevrez un e-mail avec le fichier et, une fois qu'il est généré, vous pouvez vérifier le fichier dans la section "Mes documents".
Comment Puis-je Copier les Plannings de Travail des Semaines Précédentes ?
💡 En cas d'erreur dans les plannings, nous vous informerons par un avis rouge.
- Cliquez sur Copier la semaine précédente - 📍 Situé dans le coin supérieur droit.
Pour pouvoir copier les plannings de la semaine précédente, vous devez vous assurer qu'elles sont déjà publiées ‼️.
Comment puis-je gérer les plannings de nuit ?
- Allez dans Ajouter des plannings
- Sélectionnez plannings personnalisées
- Définissez les heures
- Et Assignez
👀 Vous pouvez maintenant définir comment enregistrer les heures de vos plannings de nuit :
- Les heures appartiennent au jour où la garde a commencé : toutes les heures seront enregistrées le même jour.
- ou À leur jour calendaire : les heures apparaîtront dans les jours auxquels elles appartiennent respectivement.
‼️ En savoir plus sur la manière de gérer les plannings de nuit.
Définissez votre vue de gestion des plannings
Vous êtes maintenant en mesure de choisir votre vue de gestion des plannings.
- Cliquez sur le bouton de partage situé à gauche, juste au-dessus des collaborateurs, qui par défaut apparaîtra comme Vue hebdomadaire.
- Choisissez parmi les trois vues possibles :
- Hebdomadaire
- Vue de 4 semaines
- Vue mensuelle
- Et une vue possible par zone de travail :
- Hebdomadaire
- Hebdomadaire
‼️ La vue 4 semaines et la vue Mensuelle ne seront disponibles que pour les nouveaux plans.
Vue de 4 semaines et vue mensuelle
- Vous verrez une vue plus condensée des plannings.
- Vous ne pourrez pas voir les détails, comme le lieu de travail ou la zone de travail.
Comment voir les détails ou modifier le planning dans la vue de 4 semaines ?
👀 Si votre planning a des détails, un point orange apparaîtra.
- Passez la souris sur l'équipe dont vous voulez voir les détails ou modifier/supprimer.
- Cliquez sur l'icône correspondante
- Un nouvel onglet apparaîtra avec toutes les informations et la possibilité de les modifier.
Vue hebdomadaire par zones de travail
- Vous verrez vos plannings regroupés par zones de travail et organisés individuellement par collaborateur et par plages horaires.
- Dans chaque zone de travail, les plannings sont triés en fonction de leur heure de début.
👀 Comme pour les vues des collaborateurs, vous pouvez ajouter des plannings à partir de la vue des zones de travail.
Comment fonctionne l'affectation des zones de travail ?
‼️ Dans le cas où vous avez créé des plannings et que vous n'avez pas assigné la sélection de vos collaborateurs à une zone de travail, ces quarts seront regroupés par le lieu de travail par défaut de ces collaborateurs et nommés Aucune zone de travail.
Dans ce cas, vous trouverez le bouton Ajouter une zone de travail qui vous redirigera vers l'interface correspondante dans la section Entreprise.