Découvrez la fonctionnalité de gestion des Notes de frais 💸

Nous sommes mercredi midi. Vous allez manger au restaurant, vous demandez la note et on vous donne un reçu. Envoyez-le sans attendre à votre supérieur en le partageant via votre compte Factorial ! Rien de plus simple : prenez le ticket en photo puis téléchargez-le dans le dossier Note de frais de l’onglet Mes documents.

À partir de maintenant, en tant qu’administrateur, vous pouvez contrôler les dépenses de vos employés grâce à Factorial. Vous devez installer la fonctionnalité Notes de frais pour pouvoir organiser, visualiser, refuser, accepter et suivre facilement et rapidement les dépenses de vos employés.

Vous gagnez du temps en acceptant ou en refusant les notes de frais en attente puisqu’il est désormais inutile de saisir les montants et les motifs dans un fichier Excel. Simplifiez-vous la vie !

Nous allons donc vous dire tout ce que vous devez savoir pour connaître les flux et les processus de cette fonctionnalité.

 

Comment installer et configurer cette fonctionnalité ?

Pour installer la fonctionnalité Notes de frais, vous devez sélectionner Applications > Notes de frais dans le menu à gauche.

Après avoir cliqué sur Notes de frais, une fenêtre s’ouvre pour que vous ayez une vue d’ensemble. L’option Général vous permet d’obtenir des renseignements sur l’application et de l’installer sur votre compte d’entreprise.

Dès que l’administrateur a cliqué sur le bouton Installer l’application, une fenêtre s’ouvre et vous demande vous demande d’indiquer qui est responsable de l’approbation des notes de frais de votre compte Factorial.

Remarque ✍🏽 : Si vous annulez l’action ou fermez la fenêtre, vous serez redirigé vers Applications > Notes de frais.

Une fois l’application installée, l’onglet Paramètres s’ouvre automatiquement. Vous y trouvez tous les fichiers disponibles dans les deux annuaires (entreprise et employé) et vous pouvez choisir la personne responsable d’approuver ou de rejeter les notes de frais de votre équipe, au cas où vous souhaiteriez changer.

Approbation

Approbation des notes de frais et responsable de l’approbation

Comment approuver ou rejeter la facture d’un employé ?

Seule la personne responsable de l’approbation peut approuver ou rejeter les notes de frais.

Si vous été choisi, nous vous expliquons la procédure à suivre pour pouvoir réaliser cette action depuis votre compte. Lorsqu’un employé partage une facture dans son dossier de documents Note de frais, en tant que responsable vous recevez une notification pour l’approuver ou la rejeter. La notification apparaît dans la section Tâches en attente après avoir sélectionné l’onglet Accueil.

Cliquez sur la tâche en attente pour avoir un aperçu de la note de frais en attente d’approbation.

Vous pouvez aussi accéder à la facture depuis l’onglet Employés. Sélectionnez l’employé concerné puis dirigez-vous vers la section Documents > Note de frais. Vous avez un aperçu du document et connaissez l’état de la demande.

Lorsque vous ouvrez le fichier, ou la facture, pour approuver ou rejeter la note de frais de l’employé, vous avez un meilleur aperçu du document et une notification vous demande de choisir entre rejeter et approuver.

Tous les renseignements relatifs à la note de frais se trouvent à droite. La personne qui envoie la note de frais remplit tous les champs avant de soumettre sa demande.

Fournisseur / Date / Montant total / Type de dépenses

Remarque ✍🏽 : les champs à remplir se génèrent automatiquement lorsque vous installez l’application Notes de frais. Factorial vous propose 4 champs par défaut.

Vous pouvez consulter les champs personnalisés en vous rendant dans Entreprise > Documents > Note de frais pour voir tous les champs disponibles. Si vous souhaitez en ajouter un, vous devez choisir l’abonnement supérieur : Factorial Enterprise. Vous pouvez également supprimer un des 4 champs si vous ne voulez pas que vos employés puissent le voir.

Après avoir validé la note de frais, l’état de la demande passe de En attente d’approbation à Approuvé lorsque vous visionnez le document dans le dossier Note de frais. De cette façon, si le dossier Note de frais de l’employé contient plusieurs factures, vous pouvez facilement savoir lesquelles ont été approuvée ou rejetées, ou sont en attente d’approbation.

 

Comment puis-je obtenir une analyse des dépenses ?

Générer des rapports de notes de frais depuis votre compte d’entreprise est un véritable jeu d’enfant !

La fonctionnalité Notes de frais vous permet d’analyser le type de frais de vos équipes, les dépenses moyennes mensuelles de chaque employé, les factures approuvées et rejetées chaque mois, le coût mensuel de transport de chaque employé ou encore le budget alimentaire mensuel de votre entreprise. Vous pouvez obtenir des milliers de renseignements grâce à l’application Notes de frais et tout cela en quelques clics seulement.

Pour générer ce type de graphiques, ouvrez l’onglet Rapports > Ajouter un nouveau rapport > Rapport personnalisé. Vous pouvez alors obtenir des rapports sur les notes de frais de vos employés.