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Comment utiliser Desky en tant qu'Administrateur

Desky est un logiciel innovant qui transforme n'importe quel bureau en un espace de travail flexible. Dans cet article, vous apprendrez à le configurer et à l'utiliser.


Qu'est-ce Desky ?

Desky est un logiciel innovant qui transforme n'importe quel bureau en un espace de travail flexible. Grâce à l'éditeur visuel de Desky, vous pouvez recréer votre espace de travail avec tous ses bureaux et salles de réunion en ligne. Ensuite, vos employés peuvent réserver des bureaux et des salles de réunion à tout moment depuis leur téléphone ou en scannant un code QR. Chaque réservation se fait en temps réel.

✨ Vous pouvez vous inscrire et l'utiliser gratuitement. Il suffit de cliquer ici pour commencer.


Créer un nouveau plan d'étage

Pour créer un nouveau plan d'étage, vous pouvez télécharger votre plan (formats PDF, JPG ou PNG autorisés).

  • Dirigez-vous dans Office Plan - 📍 au milieu de la barre de menu en haut
  • Sur la gauche, vous trouverez un champ pour télécharger votre plan de bureau
  • Ensuite, vous pouvez le sauvegarder comme brouillon, le publier ou restaurer le brouillon à partir de votre dernier plan publié

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Editer les bureaux et salles de réunion 

💡 Desky propose trois types de bureaux différents :

  • Hot desks : Les employés peuvent les réserver par jour(s).
  • Meeting rooms (Salles de réunion) : Les employés peuvent les réserver par tranches horaires.
  • Fixed desks (Bureaux fixes) : Aucune réservation n'est possible.

Adapter l'échelle du plan de votre bureau

  • Dirigez-vous vers Edit office - 📍 au milieu de la barre de menu en haut 
  • Plan overview - 📍 sur la gauche
  • Plan scale

Modifier les bureaux et les salles de réunion existants

  • Dirigez-vous vers Edit office - 📍 au milieu de la barre de menu en haut 
  • Cliquez sur un bureau ou une salle de réunion > un menu apparaîtra sur la droite
  • Changer les paramètres du bureau / de la salle de réunion, comme par exemple : 
    • Nom et descirption
    • Type de bureaux
    • Nombre de sièges disponibles sur ce bureau

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  • Vous pouvez également faire pivoter, copier ou supprimer un bureau. 

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Ajouter de nouveaux bureaux et salles de réunions

  • Dirigez-vous dans Edit office - 📍 localisé au milieu de la barre de menu en haut 
  • Cliquez sur Add desk> un menu apparaîtra sur la droite 
  • Faites bouger le bureau là où vous souhaitez le placer
  • Modifier les paramètres du bureau dans la barre de menu sur la droite 

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Gérer les réservations 

Paramètres des réservations 

⏱️ Ici, vous pouvez définir les plages horaires qui peuvent être réservées ainsi que l'heure de début et de fin de réservation pour une journée.

☝🏽 Dans les paramètres de réservation, vous trouverez deux onglets : Meeting room et hot desk. Dans l'onglet Hot Desks, il n'y a encore rien à paramétrer.

  • Dirigez-vous dans Bookings - 📍 au milieu de la barre de menu en haut
  • Sur la gauche, vous trouverez les paramètres de réservation 
  • Choisissez l'onglet Meeting Rooms
  • Modifiez l'heure de début (Start time), l'heure de fin (End time) ainsi que la plage horaire (slot size) pour réserver une salle

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Réservations faites par les employés 

👤 En tant qu'administrateur, vous pouvez voir toutes les réservations effectuées par vos employés. Vous pouvez supprimer des réservations et l'employé sera notifié.

  • Dirigez-vous dans Bookings - 📍 au milieu de la barre de menu en haut 
  • Sur la droite, vous trouverez Manage all Bookings 
  • Pour filtrer les réservations, vous pouvez choisir une date pour voir toutes les réservations de ce jour là et en sélectionnant un bureau, vous pouvez voir toutes les réservations faites sur ce bureau. 
  • Pour annuler une réservation, sélectionnez simplement la réservation et cliquez sur le symbole de la poubelle 

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Gérer les utilisateurs

👥 Pour pouvoir utiliser Hubspot, les utilisateurs doivent disposer du lien vers le Desky de votre entreprise. Vous trouverez ce lien dans votre profil, dans le coin supérieur droit. De là, vous pouvez le copier et l'envoyer.

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  • Vous pouvez trouver tous les utilisateurs actuels en vous rendant dans la rubrique Utilisateurs dans la barre de menu en haut
  • Pour supprimer des utilisateurs, cliquez sur le symbole de la poubelle à côté de leur compte

Comment inviter de nouveaux utilisateurs 

Il existe différentes façons d'ajouter activement de nouveaux utilisateurs

  • Invitation individuelle : Ajoutez l'e-mail de l'utilisateur dans la barre de recherche de l'onglet Utilisateurs. Cliquez sur l'invitation. L'utilisateur recevra un e-mail pour activer son compte. 
  • Chargez un fichier CVS : Dans l'onglet Utilisateurs, à côté de la barre de recherche, vous trouverez un champ violet où vous pouvez télécharger un fichier CVS avec les utilisateurs que vous souhaitez inviter. (Les clients de Factorial peuvent télécharger ce fichier depuis Factorial)

✉️ Les utilisateurs disposant de certains domaines de messagerie n'ont pas besoin d'être invités. Ces utilisateurs doivent simplement obtenir le lien du compte Desky de votre entreprise et s'y connecter. En vous rendant sur votre profil dans le coin supérieur droit et en choisissant Paramètres du profil, vous trouverez votre liste de domaines de messagerie autorisés. Vous pouvez supprimer et ajouter des domaines. 


Paramètres du Profil

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  • Cliquez sur Profile - 📍 dans le coin supérieur droit
  • Choisissez Profile Settings
  • Vous pouvez y définir le nom de votre organisation et les domaines de messagerie autorisés. (Les utilisateurs possédant ces domaines n'ont pas besoin d'être invités à utiliser Desky).