Optimiza la organización de tu plantilla con Gestión de turnos

¿Eres manager o jefe de departamento? De ser así, debes saber que distribuir y gestionar turnos de tu plantilla es una labor compleja, ya que debes cuadrar todos los horarios de forma eficaz y ordenada. 

Factorial te facilita el poder distribuir turnos gracias a la funcionalidad de Gestión de Turnos. Implantar un sistema de gestión de turnos en tu cuenta de empresa te permitirá una mejor coordinación y organización entre empleados, pero además de eso, dará la posibilidad a los managers y responsables de departamento poner orden interno en sus equipos.  

 

Y te preguntarás... ¿En qué mejora el instalar la funcionalidad de gestión de turnos en mi empresa? 

Hay una infinidad de ventajas por las cuales deberías respaldarte en una herramienta que te facilite el asignar turnos a tus empleados, te citamos las más interesantes: 

  • Accesibilidad desde tu ordenador o Smartphone. Podrás acceder a Factorial y gestionar tus turnos desde cualquier dispositivo siempre que tengas conexión a Internet. 
  • Mayor transparencia. Por parte de empleado y empresa, siempre se tendrá disponibles los turnos que ha realizado el empleado, por lo tanto no habrá problemas tales como la remuneración. 

  • Puedes valorar cuál es la mejor asignación de personal y así mejorar la eficiencia y reducir costes. ¿Tenemos suficientes manos el jueves por la tarde? ¿Sobran camareros el sábado al mediodía? 
  • Previsión ante posibles contingencias. ¿Manuel se va de vacaciones la tercera semana de Julio? Ya sabes que debes cubrir esos turnos. 

¿Cómo la instalo? 

Sencillo. Simplemente, dirígete a la sección de Apps en tu menú de funcionalidades > Gestión de turnos. Clica, y verás que en la vista de la funcionalidad, hay un botón azul que te permite "Instalar" la funcionalidad. Dale al botón, y tendrás la funcionalidad a tu disposición! 

 

Permisos en la gestión de turnos

Por defecto, la gestión de turnos será:

  • Visible para empleados, managers, team leaders y administradores. 
  • Editable para managers y administradores. 

De todos modos, gracias al sistema de permisos, podemos personalizar la visibilidad y edición de los turnos en nuestra empresa como queramos. 

Simplemente, como administrador deberíamos dirigirnos a Empresa > Permisos, desde Permisos podemos seleccionar cualquiera de los grupo de permisos que tengamos y personalizar la gestión de turnos como queramos. 

Esta vista, es la configuración que Factorial te proporcionará por defecto. Los empleados tendrán acceso a ver los turnos de sus compañeros en la empresa. 

En caso que no queramos compartir esta información entre empleados, simplemente deberíamos deseleccionar todas las casillas menos la de managers. 

 

¡Empieza a organizar los turnos de tu plantilla! 

Es hora de organizar la semana. 

Para acceder a la gestión de Turnos, simplemente clica en Turnos en el menú de funcionalidades a tu izquierda. 

Verás que te aparece completa en formato calendario, donde verás:

  • Filtros - podrás filtrar por oficinas y equipos para tener una vista más organizada de la plantilla.
  • Selector de semana - podrás correr la semana hacia delante y hacia atrás. Por defecto te aparecerá la semana en curso.
  • Botón para añadir turnos - podrás añadir turnos manualmente a través del botón azul.
  • La lista completa de empleados en tu empresa.

Añadimos turnos 

Hay distintas maneras de añadir turnos. A continuación os mostramos como puedes añadir turnos a tus empleados: 

  1. A través del botón "añadir turno". Clica al botón "Añadir turno" y te aparecerá una ventana que te permitirá configurar el turno. Podrás añadir la fecha, rango horario y empleados a los cuales quieres asignar ese turno. Esta opción es útil en el caso que quieras asignar un mismo turno para varios empleados a la vez en un día concreto. 

  2. Clicar un dia y "añadir turno". Nos seleccionará el día y empleado en concreto que hayamos seleccionado, y simplemente deberemos añadir el rango horario. Esta opción es útil en el caso que queramos dirigirnos a un empleado y día determinado, así nos ahorramos el rellenar día y empleado seleccionados. 

         

  3. Asigna el mismo turno de forma masiva a tu plantilla. Para seleccionar un turno masivamente, deberás poner el ratón encima de una casilla, y verás que aparecerán tres puntos que te permitirán: añadir turno o seleccionar. Deberás clicar Seleccionar


    Una vez cliques en seleccionar, verás que te permitirá clicar cualquier casilla del calendario entero. Clica todas las casillas en las que quieras añadir el mismo turno, y dale al botón añadir turno. 

    Cuando lo hayas hecho, verás que te aparecerá un pop-up que te permitirá poner el rango horario. Añadelo, y clica a asignar. 

    Finalmente, cuando lo hayas asignado, verás que todos los días seleccionados previamente estarán completados con el turno que hayas seleccionado. 

    La ventaja en esta modalidad, es que puedes añadir el mismo turno en distintos días, si lo comparamos con la primera opción, que simplemente te permitiría añadir el mismo turno a todos los empleados para 1 día en concreto de la semana. 
     

Eliminamos turnos

También tienes distintas formas de eliminar turnos, según quieras eliminar turnos concretos o masivamente. 

  1. Eliminar un turno en concreto. Ve al día concreto y elimina el turno que desees seleccionando Eliminar. 

  2. De la misma forma que añadiríamos turnos masivamente, podremos eliminarlos. Nos posicionaríamos encima de una casilla, y clicaremos Seleccionar. Seleccionamos todos los turnos que queramos eliminar, y clicamos el botón Eliminar turnos. 



¿Publicamos el horario de esta semana? 

Una vez estemos listos, y hayamos añadido los turnos que queremos publicar para la semana en curso o la siguiente, podremos compartirlo con el resto de empleados o managers. 

Hasta que no hagamos publicos los horarios, todos los admins y managers con permisos podrán ver, editar, y publicar, pero no los empleados. 

¿Cómo podemos detecar que los turnos están en borrador?

Fácil. Verás, que los horarios aparecerán en color azul, es signo de que los turnos no están publicados. También, verás que aparecerá un banner azul claro que te especificará que los turnos están en Borrador. 

¿Cómo publicamos los turnos de la semana? 

Cuando hayamos terminado de rellenar los turnos de nuestra plantilla, y estemos decididos a compartirlo con el resto de empleados, es momento de publicarlo. Simplemente, clicando al botón "Publicar el horario de la semana" que tenemos arriba a la derecha (en el banner azul), nos permitirá publicar los cambios realizados. 

Como podemos ver en la notificación, se publicarán los cambios realizados para aquella semana en concreto. En caso de querer publicar los horarios de otra semana en concreto, deberíamos cambiar de semana con el cursor y repetir el mismo proceso. 

Cuando los cambios se hayan publicado, veremos que en el banner se especificará que los cambios están Publicados