Aprende a gestionar Gastos BETA

Aprende a gestionar, aprobar y analizar como administrador todos los gastos de tu compañía.


¿Cómo instalar la app?

  1. Dirígete a Aplicaciones
  2. Desliza hasta encontrar Gastos BETA
  3. Haz Clic en Instalar la app

instalar aplicación


Ajustes para las aprobaciones

👥 Crearemos un grupo de aprobaciones que te ayudará a definir mejor quién será la persona encargada de realizar la aprobación de gastos en tu empresa. No solamente los administradores pueden realizar la aprobación, los managers y los empleados también pueden.

  • Dirígete a Aplicaciones>Expenses beta>Configuración
  • Accede con ---> al grupo de aprobación por defecto
  • Puedes editar el título y la descripción
  • Desliza hasta flujo de aprobación y asigna un aprobador clicando en (...) >editando el nivel
  • Puedes asignar empleados específicos o algunos con un rol determinado, como un manager o un supervisor de ausencias

⁉️ ¿Quién puede aprobar mis gastos?

  • Usuario: El usuario específico que señales para que pueda realizar la aprobación.
  • Rol relativo > Manager: Cada manager habilita la posibilidad de aprobar los gastos a sus subordinados. En el caso en el que un empleado no tenga asignado un manager, será él o ella el encargado/da de aprobar sus gastos.
  • Rol Relativo > Supervisor de ausencias: El supervisor podrá aprobar también los gastos de la persona que tenga asignada.
Grupo de Aprobación

Grupos de aprobación > La pestaña de empleados

Esta pestaña muestra a todos los empleados que están asignados dentro de este grupo.

  • Puedes consultar el grupo de aprobación haciendo clic en la -->
  • Para añadir empleados simplemente presiona + 📍 situado en la esquina derecha

Configuración de tu cuenta bancaria de gastos

👀 Una vez que tu cuenta de gastos se haya creado, la información relativa a ella será visible.  Aunque si no se ha creado la cuenta, la vista de permisos de aprobación seguirá estando disponible.

💡 Factorial colabora con Stripe para la creación de cuentas. Esto significa que Stripe creará la cuenta para ti y que será el encargo de entregarte las tarjetas de crédito. Factorial supervisará todo el proceso y se asegurará de que la configuración esté lista.

🔗Por esta razón, se te redirigirá a la página de Stripe para que rellenes la información de cuenta. Es un proceso muy similar al proceso de creación de una cuenta bancaria. Además, necesitamos información específica de tu perfil. No te preocupes, no tardarás mucho y Stripe te guiará durante todo el proceso.

  • Inserta la información sobre la cuenta de gastos
    • Para proporcionarte información, haz clic en el logo del lápiz y este te llevará a la página de Stripe para que puedas completar toda la información de la cuenta de gastos

  • Facilita los datos de la cuenta bancaria

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¿Cómo puedo añadir una tarjeta de crédito a mis gastos?

  • Dirígete a Mis Gastos
  • Selecciona Mis Tarjetas

👀 La opción de añadir una nueva tarjeta está deshabilitada hasta que no se cree una cuenta de gastos para la organización.


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💡 Una vez que hayas creado una cuenta de gastos, se te dirigirá a la página proporcionada por Stripe donde podrás dar los detalles de tus finanzas (Ej: Cuenta del negocio)

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Crear una tarjeta

💳Para cada tarjeta que crees, puedes decidir si prefieres que sea una tarjeta física (de plástico) o una tarjeta virtual.

  • Dirígete a gastos y abre la pestaña de tarjetas
  • Haz clic en + añadir nueva tarjeta
  • Selecciona el tipo de tarjeta que quieres (de plástico o virtual) y rellena toda la información

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Configuración de la tarjeta

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Budget Como empleado podrás tener acceso a ver cuánto dinero has gastado en el mes en curso. Un Administrador también podrá fijar una cantidad mensual de gasto
Detalles de la Tarjeta

 

Aparecerán solamente los últimos 4 dígitos de la tarjeta, por razones de seguridad. La información de la tarjeta de crédito está disponible. Factorial proporciona también tarjetas físicas

¿Qué opciones tengo para mis tarjetas?

  • Desactivar la tarjeta: Desactivar la tarjeta provoca el cese de uso temporal hasta que se vuelva a activar.
  • Cancelar una tarjeta: Cancelar implica la eliminación de la tarjeta para siempre.
  • Presionando en (...) tendrás la opción de desactivar o activar la tarjeta

desactivar tarjeta


¿Cómo añado una tarjeta para un empleado?

  • Dirígete a la sección de Tarjetas
  • Haz clic en +Añadir una nueva tarjeta

💡Puedes usar filtros para elegir entre las distintas tarjetas que tengas, como por ejemplo las activas vs las desactivadas.

AÑADIR NUEVA TARJETA (1)

 

💳 Para cada tarjeta activa, el administrador puede fijar una cantidad mensual de gasto como límite.

GASTO LIMITE

¿Cómo activar una tarjeta?

☝🏽 Un empleado puede desactivar su tarjeta pero no puede activarlo.

  • Haz clic en (...)
  • Presiona en Activar una tarjeta

ACTIVAR UNA TARJETA

¿Cómo desactivar una tarjeta?

  • Haz clic en (...)
  • Presiona en Desactivar una tarjeta

DESACTIVAR TARJETA (1)


¿Cómo el responsable de aprobación aprueba o rechaza un gasto?

Solamente el aprobador asignado puede aprobar o rechazar los gastos de los empleados. Los empleados o podrán aprobar o rechazar gastos.

✉️ Cada vez que un gasto ha sido aprobado o rechazado, el empleado recibirá una notificación en relación al gasto.

  •  Haz clic en (...)

aprobar_gastos

 

💡Puedes seleccionar múltiples empleados para aprobar o rechazar sus gastos

FILTRAR GASTOS

 

¿Qué permisos puedo asignar?

🔓  Dar permisos para la aplicación de gastos te dará la posibilidad de determinar quién tiene acceso a esta función en toda tu compañía.

Cómo acceder a permisos

  • Empresa > Más > Permisos 
  • Abre un grupo de permisos
  • Desliza hasta gastos para encontrar todos los permisos que pueden otorgar

¿Qué permisos puedo otorgar?

gastos



     

     

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