Zugriffsgruppen in Berechtigungen

Vertiefen Sie den Abschnitt über die Berechtigungen, indem Sie alles über die Option zur Bearbeitung von Zugriffsgruppen erfahren.

• Was ist eine Zugriffsgruppe?
• Wo kann ich eine Zugriffsgruppe finden?
• Wie verwende ich eine Zugriffsgruppe
• Konfigurieren Sie Gruppen für den Zugriff
• Fallbeispiel

Was ist eine Zugriffsgruppe?

Zugriffsgruppen sind ein Werkzeug in Factorial, mit dem Sie festlegen können, auf welche Benutzer*innen, Teams oder Standorte die Mitarbeiter*innen einer Berechtigungsgruppe zugreifen können. 

Wo kann ich eine Zugriffsgruppe finden?

1. Rufen Sie die Berechtigungsgruppe Ihrer Wahl auf
2. Drücken Sie auf das Symbol (...) ganz rechts > Zugriffsgruppe bearbeiten

Wie verwende ich eine Zugriffsgruppe?

Alle Mitarbeiter*innen, die einer einer Zugriffsgruppe hinzugefügt werden, erhalten Einblick in die Berechtigungspolitik. Sie können zwischen dem gesamten Unternehmen, einer dynamischen Gruppe oder einer manuellen Auswahl wählen.

• Klicken Sie auf Zugriffsgruppen bearbeiten
• Wählen Sie die Gruppenmitglieder aus (z. B. kann eine dynamische Gruppe nach Team oder Standort gefiltert werden), die volle Einsicht in die Berechtigungsrichtlinie haben werden 
• Filtern und wählen Sie durch den entsprechenden Berechtigungsabschnitt für diese Gruppe

• Gehen Sie innerhalb der Gruppe auf die Registerkarte Mitarbeiter.
• Klicken Sie auf "+", um neue Mitarbeiter*innen zuzuordnen. 

Wie kann ich meine Gruppen so konfigurieren, dass der Zugriff und die Anzeige auf bestimmte Teams oder Einzelpersonen beschränkt sind?

• Gehen Sie zur Berechtigungsgruppe für externe Mitarbeiter*innen. 
• Drücken Sie im ⚙ Konfigurationstool. 
• Wählen Sie die Option Zugriffsgruppen bearbeiten.

Wählen Sie zwischen:
→ Das gesamte Unternehmen: Es werden alle Mitarbeiter*innen des Unternehmens berücksichtigt. 
→ Dynamische Gruppe: Diese Gruppe umfasst die von Ihnen ausgewählten Mitarbeiter*innen. Die Gruppe kann nach der Erstellung nicht mehr bearbeitet werden. 
→ Manuelle Auswahl: Sie enthält die von Ihnen ausgewählten Mitarbeiter*innen. Sie können später Mitarbeiter*innen hinzufügen oder entfernen. 

Anwendungsbeispiel

Ein Unternehmen hat 4 verschiedene Büros in Berlin, zwei in Hamburg und eines in München. Ein*e Regionalleiter*in muss Zugang zu den beiden Büros in Hamburg haben, um Details zu den Mitarbeiter*innen sowie sensible Informationen wie Verträge und/oder Gehälter einsehen zu können. Eva muss zunächst bestimmte Berechtigungen in Bezug auf Verträge aktivieren, um die Gehälter und andere sensible Informationen einsehen zu können.

Daher wird eine Berechtigungsgruppe für Eva, die Regionalleiterin, erstellt, damit sie die relevanten Informationen über ihre Mitarbeiter*innen sehen kann. 

• Mitarbeiter*innen aus Hamburg werden ausgewählt. Wenn Eva sich bei Factorial anmeldet, hat sie also Zugang zu allen Informationen, die sie benötigt, aber nur zu den Mitarbeiter*innen der beiden Niederlassungen in Hamburg. 

Das Unternehmen hat zwei Buchhalter*innen, von denen eine für die Büros in Berlin und München zuständig ist und der andere für die beiden Büros in Hamburg. Wenn diese Buchhalter*innen über eine reguläre Zugriffsberechtigungsgruppe auf Factorial zugreifen, haben sie volle Einsicht in alle Mitarbeiter*innen, was nachteilig wäre.  

➡️ Es werden zwei verschiedene Berechtigungsgruppen (Buchhalter A und Buchhalterin B) erstellt. Beide Buchhalter*innen erhalten Zugriff auf die Mitarbeiter*innen, die sie betreuen. 

Was passiert, wenn die Zugriffsgruppen in den Berechtigungen nicht aktiviert sind?

⛔️ In diesem Fall würde Eva alle Informationen (Verträge, Gehälter usw.) sehen, aber für alle im Unternehmen.