Verwendung von Factorial im Unternehmen
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      Wie kann ich als Mitarbeiter*in meine Spesen bzw. Ausgaben verwalten?

      In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Spesen bzw. Ausgaben verwalten können.

       

      💡Die Funktion Spesen liefert die Informationen für alle Ausgaben von Mitarbeitenden.

      Richten Sie zunächst die Spesenfunktion ein und erfahren Sie anschließend in diesem Artikel, wie Sie die Ausgaben verwalten können.

      Wo finde ich diese Funktion?

      • Gehen Sie zum Abschnitt Meine Ausgaben.

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      Wie kann ich meine Ausgaben verwalten?

      Es gibt zwei Möglichkeiten, Ausgaben hinzuzufügen: automatisch oder manuell.

      Automatische Ausgaben

      💳 Die Ausgaben, die Sie auf Ihrer Factorial Card (physische oder virtuelle Karte) verbuchen, werden automatisch in Ihrem Profil unter Meine Ausgaben angezeigt. Die Ausgaben haben den Status "Entwurf", da Sie ein Foto Ihres Belegs hinzufügen müssen, um die Ausgabe zur Genehmigung freizugeben.

      • Gehen Sie zu Meine Ausgaben.
      • Klicken Sie auf die Ausgabe, die automatisch erstellt wurde. 
        • Sie können den Anbieter, die Kategorie, den Betrag und das Datum nicht bearbeiten.
        • Wenn Sie möchten, können Sie den Mehrwertsteuerbetrag bearbeiten und eine Beschreibung oder eine interne Referenz hinzufügen.
      • Scrollen Sie nach unten zu Dateien und fügen Sie ein Foto Ihres Belegs hinzu.
      • Klicken Sie auf Zur Genehmigung senden.

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      ⚠️ Die Mitarbeitenden müssen ein Dokument (Foto des Belegs) hinzufügen, um es zur Genehmigung zu senden. Bis dahin bleibt die Ausgabe im Entwurfsstatus.

      Manuelle Ausgaben

      • Klicken Sie auf + Neue Ausgabe hinzufügen.
      • Geben Sie die erforderlichen Informationen ein.

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      ⏩ Wenn Sie die Ausgabe noch nicht zur Genehmigung senden möchten, speichern Sie diese als Entwurf.

      • Die Ausgabe wird in der Tabelle Meine Ausgaben erstellt und Sie können alle Felder und Dokumente weiter bearbeiten, wann immer Sie wollen.
      • Sobald sie fertig ist, können Sie die Ausgabe zur Genehmigung senden. Danach können Sie keine Änderungen mehr vornehmen.
      • Die Genehmigenden erhalten eine Benachrichtigung, um sie zu genehmigen.
      • Klicken Sie auf den Pfeil →, um alle Informationen über die Ausgabe einzusehen.

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      Ausgabenübersicht filtern

      💰Sie werden zwei verschiedene Arten von Ausgaben haben: Manuelle Ausgaben und Ausgaben über die Factorial Karte. Sie haben eine Auswahl von 6 verschiedenen Filtern für Ausgaben, die vom Status bis zum Ausgabentyp reichen.

      • Manuelle Ausgaben sind alle Ausgaben, die durch eine manuelle Eingabe der Ausgabendaten in das System eingegeben werden. Wenn diese im Vorschuss von Arbeitnehmer*innen gemacht werden, muss das Unternehmen dieses Geld manuell an die Arbeitnehmer*innen auszahlen.
      • Ausgaben mit der Factorial Karte (z. B. automatisch) sind Ausgaben, bei denen eine manuelle Anrechnung nicht erforderlich ist. Sie können der Ausgabe lediglich eine Rechnung beifügen, und der Vorgang ist beendet, wenn der/die Genehmigende die Ausgabe geprüft hat. Eine Rückerstattung des Geldes ist nicht erforderlich, da Geld aus dem Unternehmen verwendet wird.

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      Der Status einer Ausgabe

      Eine Ausgabe kann verschiedene Status haben. Es gibt folgende:

      • Entwurf = Die Ausgabe wurde automatisch oder manuell erstellt, ist aber noch nicht bereit für die Genehmigung. Der Mitarbeitende können noch Änderungen vornehmen.
      • Ausstehend = Ist der Status nach dem Entwurf. Die Ausgabe ist bereit zur Genehmigung und kann nicht mehr bearbeitet werden.
      • Genehmigt = Die Ausgabe wurde genehmigt.
      • Abgelehnt = Die Ausgabe wurde abgelehnt.