Ich bin Administrator
      Zurück zur Startseite
      1. Startseite
      2. Ich bin Administrator

      Das System für Genehmigungen in Factorial

      In diesem kurzen Artikel werden wir Ihnen erklären, wie das System für Genehmigungen in Factorial verwendet wird.

      ⚠️ Dieser Artikel demonstriert wie das Genehmigungssystem in Factorial grundsätzlich funktioniert. Dafür wird die Genehmigung von Abwesenheitsanfragen als Beispiel genutzt. In Zukunft werden Sie das Genehmigungssystem aber auch bei anderen Funktionen einsetzen können.

      Was ist das System für Genehmigungen?

      💡Das Genehmigungssystem bietet die Möglichkeit, Anfragen innerhalb von Factorial zu genehmigen. Manche Unternehmen haben komplexe Genehmigungsabläufe für verschiedene Prozesse, wie z.B. Abwesenheiten, Spesen, Gehaltsabrechnungen und andere Dinge. Mit dem Genehmigungssystem in Factorial ist es nun möglich, einen Genehmigungsprozess für diese Dinge zu erstellen 👀.

      Wo finde ich das System für Genehmigungen?

      • Scrollen Sie im Menü auf der linken Seite zu Unternehmen.
      • Klicken Sie auf den Tab Abwesenheiten.
      • Scrollen Sie zum Abschnitt Genehmigungen von Abwesenheiten.

      ezgif.com-gif-maker (7)-Aug-22-2022-07-50-43-57-AM

      Wie funktioniert das System für Genehmigungen?

      1. Den Genehmigungsablauf definieren

      🔴  Dies bezieht sich auf die Genehmigungsschritte, die erforderlich sind, um, in diesem Fall Abwesenheiten, zu genehmigen. Sie können diese auch als Genehmigungsstufen bezeichnen: Jeder Stufe ist eine Person zugewiesen, die die Anfrage genehmigen muss. Eine Anfrage muss zuerst von der zugewiesenen Person der ersten Stufe genehmigt werden, bevor die Anfrage von der nächsten Person genehmigt werden kann.

      • Gehen Sie zu Abwesenheiten und scrollen Sie zu Genehmigen von Abwesenheiten.
      • Öffnen Sie eine Genehmigungsgruppe.
      • Scrollen Sie zum Genehmigungsablauf.
      • Klicken Sie auf Genehmigungsstufe hinzufügen.

      ezgif.com-gif-maker (8)-Aug-22-2022-07-53-34-13-AM

      Das bedeutet, dass alle in der Genehmigungsstufe hinzugefügten Personen den Antrag genehmigen müssen, bevor er akzeptiert wird.

      Ein Beispiel:
      Alex beantragt 2 Urlaubstage. Die erste genehmigende Person auf der Liste erhält diesen Antrag, wenn der Antrag von dieser Person genehmigt wurde, erhält die nächste Person auf der Liste den Antrag, usw. Alle müssen den Antrag genehmigen. Lehnt eine Person den Antrag ab, wird der Urlaub von Alex abgelehnt.

      2. Eine alternative Person für Genehmigungen

      Wann ist dieser Schritt notwendig? 

      Wenn Sie als eine der Personen, die für die Genehmigung eines Abwesenheitsantrags zuständig sind, keine konkrete Person, sondern eine Postion, wie z.B. Vorgesetzte oder Abwesenheitsmanager*innen, ausgewählt haben, kann es vorkommen, dass Mitarbeitende dieser Genehmigungsgruppe, gar keine Vorgesetzten haben. Die alternative Person ist dazu da, diese Rolle zu ersetzen und Anträge anstelle eines/r nicht vorhandenen Vorgesetzten zu genehmigen.

      • Gehen Sie zu Abwesenheiten und scrollen Sie zu Genehmigen von Abwesenheiten.
      • Öffnen Sie eine Genehmigungsgruppe.
      • Klicken Sie auf alternative Person für Genehmigungen.

      ezgif.com-gif-maker (11)-Aug-22-2022-08-17-12-96-AM

      3. Eine Genehmigungsgruppe erstellen

      Es ist möglich, Genehmigungsgruppen zu erstellen. In diesen Gruppen können Sie verschiedene Stufen für den Genehmigungsprozess eines Abwesenheitsantrags sowie verschiedene Personen für die Genehmigung festlegen. Ordnen Sie Ihre Mitarbeitenden den Gruppen zu, um individuell festzulegen, wer deren Abwesenheitsanträge genehmigen muss.  

      • Gehen Sie zu Abwesenheiten und scrollen Sie zu Genehmigen von Abwesenheiten.
      • Klicken Sie auf Genehmigungsgruppe erstellen.
      • Nehmen Sie Ihre gewünschten Einstellungen in der Gruppe vor.

      Überstunden-3