Optimieren Sie die Organisation Ihrer Mitarbeiter mithilfe der Schichtplanung

Als Manager oder Abteilungsleiter können Sie die Schichten Ihrer Mitarbeiter ganz einfach verwalten und alle Arbeitszeiten strukturiert und effizient organisieren.

Mithilfe der App „Schichtplanung“ ermöglicht Ihnen Factorial eine problemlose Schichtverteilung unter Ihrer gesamten Belegschaft. Durch die Implementierung eines Schichtmanagementsystems in Ihrem Unternehmenskonto können Sie Ihre Mitarbeiter besser koordinieren und organisieren. Manager und Abteilungsleiter haben darüber hinaus die Möglichkeit, ihre Teams intern zu strukturieren und organisieren.

Sie fragen sich, welche Vorteile die App „Schichtplanung“ für Ihr Unternehmen hat?

Die Vorteile, die eine solche Anwendung zur Schichtplanung bieten kann, sind endlos. Im Anschluss haben wir die wichtigsten Vorteile für Sie zusammengefasst:

  • Zugriffper Computer oder Smartphone. Sie können mit jedem beliebigen Gerät auf Factorial zugreifen und die Schichten Ihrer Mitarbeiter individuell verwalten. Alles was Sie benötigen? Eine Internetverbindung!
  • Mehr Transparenz. Sowohl das Unternehmen als auch der Mitarbeiter erhalten eine Übersicht über die von ihm geleisteten Schichten. Auf diese Weise werden mögliche Probleme bezüglich der Vergütung vermieden.
  • Sie erhalten einen Überblick über die beste Personalverteilung, um auf diese Weise die Effizienz Ihrer Mitarbeiter zu verbessern und Kosten zu reduzieren. Werden am Donnerstag ausreichend Arbeitskräfte eingesetzt oder wurden für Samstag eventuell zu viele Mitarbeiter eingeplant?
  • Perfekt vorbereitet auf mögliche Eventualitäten. Manuel hat für die dritte Juliwoche Urlaub eingereicht? Diese Schicht sollte dann von einem anderen Mitarbeiter übernommen werden.

Wie installiere ich die App?

Ganz einfach. Öffnen Sie den Menüunterpunkt „Apps“ in Ihrem Hauptmenü und wählen Sie „Schichtplanung“. Mit einem Klick erscheint ein blauer Button über den Sie die App „Installieren“ können. Das war schon alles!

Berechtigungen der Schichtplanung

Standardmäßig ist die Verwaltung von Schichten

  • für Mitarbeiter, Manager, Teamleiter und Admins sichtbar
  • und kann von Managern und Admins bearbeitet werden.

Mithilfe des Berechtigungssystems kann die Sichtbarkeit und Bearbeitung der Schichten Ihres Unternehmens allerdings individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Als Admin können Sie über den Menüunterpunkt Unternehmen > Berechtigungen ganz einfach Ihre gewünschte Berechtigungsgruppe wählen und die Schichtplanung nach Belieben personalisieren.

Die im Bild gezeigte Übersicht wird standardmäßig von Factorial verwendet. Alle Mitarbeiter können auf die Schichten ihrer Kollegen im Unternehmen zugreifen. Wenn Sie diese Informationen unter den Mitarbeitern selbst nicht teilen möchten, können Sie den Haken in den entsprechenden Kästchen ganz einfach entfernen.

Organisieren Sie die Schichten Ihres Personals!

Zeit, die nächste Arbeitswoche zu planen.

Um auf die Schichtplanung zuzugreifen, klicken Sie im Hauptmenü links ganz einfach auf „Schichten“.

Die gesamte Woche wird Ihnen dann im Kalenderformat und mit folgenden Informationen angezeigt:

  • Filter– Filtern Sie nach Büros oder Teams, um eine strukturierte Übersicht über Ihr Personal zu erhalten.
  • Wochenregler – Bewegen Sie sich zwischen verschiedenen Wochen hin und her. Standardmäßig wird Ihnen hier die aktuelle Kalenderwoche angezeigt.
  • Schaltfläche zum Hinzufügen von Schichten– fügen Sie über den blauen Button manuell Schichten hinzu.
  • Eine vollständige Listeder Mitarbeiter Ihres Unternehmens.

Hinzufügen von Schichten

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Schichten hinzuzufügen. Im Anschluss zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren Mitarbeitern Schichten zuweisen können.


⏺  Über die Schaltfläche „Schicht hinzufügen“. Mit einem Klick auf den blauen Button öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie die jeweilige Schicht bearbeiten können. Hier können Sie das Datum, die Uhrzeiten sowie die Mitarbeiter wählen, die für die jeweilige Schicht eingeteilt werden Zudem haben Sie die Möglichkeit, mehreren Mitarbeitern ein und dieselbe Schicht gleichzeitig zuzuweisen.

⏺  Mit einem Klick auf den spezifischen Tag und die Schaltfläche „Schicht hinzufügen“. Auf diese Weise können Sie einen bestimmten Mitarbeiter sowie Tag wählen und müssen nur noch die Arbeitszeiten hinzufügen. Diese Option ist vor allem dann nützlich, wenn Sie Tagesschichten ausschließlich einem Mitarbeiter zuordnen möchten.
 

Weisen Sie Ihrem gesamten Personal ein und dieselbe Schicht zu. Fahren Sie mit der Maus über den jeweiligen Wochentag in der Kalenderansicht. Markieren Sie das Kästchen und klicken Sie dann auf „Schicht hinzufügen“. 

 
Im Pop-up-Fenster können Sie dann die entsprechende Arbeitszeit mit einem Klick auf „Zuweisen“ hinzufügen.

Nachdem Sie die Schicht zugewiesen haben, erscheint diese in den Zellen der zuvor ausgewählten Wochentage und Mitarbeiter.

Der Vorteil dieser Modalität? Sie können Mitarbeitern an verschiedenen Tagen der Woche ein und dieselbe Schicht zuweisen. Die erste Option hingegen ermöglicht lediglich die Zuweisung ein und derselben Schicht für alle Mitarbeiter an einem bestimmten Tag.

Schichten entfernen

Je nachdem, ob Sie Schichten einzeln oder massiv entfernen möchten, haben Sie ebenfalls verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun.

1. Eine bestimmte Schicht löschen. Wählen Sie den spezifischen Tag und entfernen Sie die jeweilige Schicht mit einem Klick auf „Schichten löschen“.

2. Schichten können nicht nur massiv hinzugefügt, sondern auch gelöscht werden, indem Sie alle zu entfernenden Schichten mit einem Klick auf das Kästchen neben dem jeweiligen Wochentag markieren und dann auf die Schaltfläche „Schichten löschen“ klicken.

Bereit, den nächsten Wochenplan zu veröffentlichen?  

Nachdem Sie alle Schichten für die aktuelle oder die nächste Woche hinzugefügt haben, können Sie diese mit dem Rest der Mitarbeiter oder den Managern teilen.

Solange die Arbeitszeiten bzw. Schichten nicht veröffentlicht wurden, haben alle Admins und Manager mit der entsprechenden Berechtigung die Möglichkeit, diese einzusehen, zu bearbeiten und zu veröffentlichen. Den Mitarbeitern selbst bleibt diese Möglichkeit verwehrt.

Wie stelle ich fest, ob ein Wochenplan bereits veröffentlicht wurde? 

Ganz einfach! Wenn die jeweiligen Schichten Blau angezeigt werden, wurden diese noch nicht veröffentlicht. Auch der blaue Banner im Menü oben informiert Sie darüber, dass der jeweilige Wochenplan unveröffentlichte Änderungen enthält.

Wie kann ich einen Wochenplan veröffentlichen?

Nachdem Sie alle Schichten Ihrer Mitarbeiter ausgefüllt haben und diese nun auch mit dem Rest des Personals teilen möchten, kann der Wochenplan veröffentlicht werden. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Wochenplan veröffentlichen“ oben rechts, können die vorgenommenen Änderungen veröffentlicht werden.

Wie im Pop-up-Fenster zu sehen, werden alle Änderungen für die spezifisch angezeigte Woche veröffentlicht. Wenn Sie einen weiteren Wochenplan veröffentlichen möchten, müssen Sie die jeweilige Woche erst über den Wochenregler wählen und denselben Prozess erneut wiederholen.

 Sobald die Änderungen veröffentlicht wurden, werden Sie über den Banner im Menü oben informiert.