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Der Zweck dieses Artikels ist es, Ihnen einen Überblick über häufige Fehler beim Import von Mitarbeiter*innen per Excels zu geben.
Verschiedene Fehler beim Onboarding mit Excel-Vorlagen für Mitarbeiter*innen
- Datumsformate: Die Formatierung der Geburtsdaten, die in das Dokument eingefügt werden, muss identisch sein. Die Einhaltung des richtigen Datumsformats ist entscheidend.
- TT/MM/JJJJ
- Name des Standorts: Die Namen der Städte, in denen sich die Büros befinden, müssen alle in Großbuchstaben geschrieben werden, da Excel sonst die Standorte nicht erkennt.
⚠️Zuerst müssen Sie einen Standort in Factorial erstellen, bevor Sie eine Excel-Datei für Ihr Büro herunterladen können.
💡 Achten Sie darauf, dass Sie, wenn Sie ein Büro in Hamburg erstellen, dieses in der Excel-Datei als HAMBURG in Großbuchstaben angeben.
- Benutzernamen: Wenn Sie Informationen über eine*n Mitarbeiter*in einfügen, muss der E-Mail-Bereich speziell mit der Unternehmens-E-Mail ausgefüllt werden.
- E-Mails: Sie können eine E-Mail nicht direkt in Excel aktualisieren. Der Grund dafür ist, dass, wenn Sie eine neue E-Mail für sich selbst als Mitarbeiter*in erstellen, Administrator*innen oder Vorgesetzte eine*n duplizierte*n Mitarbeiter*in mit einer weiteren E-Mail-Adresse haben.
Was ist, wenn ich meine E-Mail-Adresse ändern möchte?
💡 Mitarbeiter*innen, die Zugang zu Factorial haben, können ihre E-Mail-Adresse direkt über das eigene Profil im Bereich "Ich" ändern.
💡 Wenn Mitarbeiter*innen keinen Zugang zu Factorial haben, müssen die Administrator*innen die E-Mail über den Bereich "Mitarbeiter" und speziell den/die betreffende*n Mitarbeiter*in ändern.
- Abwesenheitsmanager*in and Vorgesetzte*r 1.0: Wenn Sie Mitarbeiter*innen eine*n Vorgesetzte*n oder eine*n Abwesenheitsmanager*in zuweisen, stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse des/der Vorgesetzten oder des/der Abwesenheitsmanager*in bereits in den Mitarbeiter*innenprofilen eingetragen ist.
- Wenn Sie keine*n Vorgesetzte*n haben, muss diese Zelle leer sein.
- Vermeiden Sie den Austausch von Informationen zwischen Mitarbeiter*innen und Vorgesetzten auf der Grundlage von E-Mails. Dies würde sich auf das Organigramm auswirken.
- Abwesenheitsmanager*innen und Vorgesetzte 2.0: Sie sollten berücksichtigen, dass die Beziehung zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter*innen hierarchisch sein muss. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie niemandem eine*n Vorgesetzte*n zuweisen, der/die in der Hierarchie unter dem/ der Mitarbeiter*in steht. Dies würde zu einem fehlgeschlagenen Import führen.
- Beispiel: Wenn Bob der Vorgesetzte von Michael ist, und verscuht wird, Michael als Manager von Bob hinzuzufügen - wird dies ist nicht möglich sein. In dem Fall, dass Bob Michael verwaltet und Michael Sandra verwaltet, wir aber Sandra als Vorgesetzte von Bob festlegen, wird dies ebenfalls fehlschlagen.
- Dies führt automatisch zu einem fehlgeschlagenen Import.
- Bei einem fehlgeschlagenen Importvorgang wird eine E-Mail versandt, in der darauf hingewiesen wird, dass bei der Zuweisung des/der Vorgesetzten ein Fehler aufgetreten ist.
- Triage der Mitarbeiter*innen für den Import: Je nach Anzahl der Mitarbeiter*innen in einem Unternehmen müssen Sie während des Imports möglicherweise Cluster erstellen, um zu vermeiden, dass ein Übermaß an Daten zu einem fehlgeschlagenen Import führt.
- Empfehlung: Wenn Sie mehr als 120 Mitarbeiter*innen haben, sollten Cluster erstellt werden.
- Drop-Downs: Es ist wichtig, dass die Drop-Downs der verschiedenen Kategorien beachtet werden, indem einfach die dargestellten Optionen ausgewählt werden.
⛔️Fügen Sie keine zusätzlichen Informationen hinzu!
- Vertrag: Das Anfangsdatum des Vertrags sollte nach dem Enddatum des vorherigen Vertrags liegen.
Wird diese Richtlinie nicht beachtet, sind die Angaben nicht korrekt. - Identifikationsnummer: Wenn Sie versuchen, Mitarbeiter*innen zu aktualisieren oder neu zuzuordnen, stellen Sie bitte sicher, dass alle Mitarbeiter*innen ihre eigene Identifikationsnummer haben.