Das Verstehen der grundlegenden Konzepte von Abwesenheiten

In diesem Artikel erklären wir die wichtigsten Konzepte des Abschnitts Abwesenheiten, damit Sie die Funktion und Berechnung im System besser verstehen.

Was sind Abwesenheiten?

Unternehmen bieten ihren Mitarbeiter*innen bezahlte und unbezahlte Abwesenheiten an. Factorial ermöglicht es, Regeln für diese Abwesenheiten festzulegen, sie den Mitarbeiter*innen mitzuteilen und den Überblick zu behalten.

Administrator*innen: Verwenden Abwesenheiten, um Abwesenheitsrichtlinien festzulegen (Urlaub, Krankheit, Elternzeit usw.), Mitarbeiter*innen diesen Abwesenheitsrichtlinien zu zuweisen und zu verfolgen wie Mitarbeiter*innen Abwesenheiten nutzen.

Mitarbeiter*innen: Nutzen Abwesenheiten, um sich über die Abwesenheitssrichtlinien zu informieren, Abwesenheiten zu beantragen und eigene Abwesenheiten zu verfolgen.


Abwesenheitsarten

Factorial zeigt eine Liste von standardmäßigen Abwesenheitsarten an. Administrator*innen können beliebig viele benutzerdefinierte Abwesenheitsarten für ihr Unternehmen erstellen.

Nachdem die Abwesenheitsarten angelegt wurden, können Administrator*innen diese (Abwesenheitsarten) innerhalb der Abwesenheitsrichtlinien einem Abwesenheitsanspruch zuordnen.

🔺 Bitte beachten Sie, dass die gleiche Abwesenheitsart nicht an mehreren Abwesenheitsansprüchen zugewiesen werden kann, wenn die sich in der gleichen Abwesenheitsrichtlinie befinden.


Abwesenheitsrichtlinien

Wenn ein neues Unternehmen erstellt wird, wird standardmäßig eine Abwesenheitsrichtlinie erscheinen. Administrator*innen können so viele neue Richtlinien erstellen, wie sie benötigen.

Beispiele für neue Abwesenheitsrichtlinien: pro Stadt, pro Standort/Büro, pro Arbeitsgruppe.

💡 Ein*e Mitarbeiter*in kann nur an eine Abwesenheitsrichtlinie zugewiesen werden


Abwesenheitsansprüche

Der Abwesenheitsanspruch wird in den Ansprüchen in jeder Richtlinie konfiguriert und gespeichert. Ansprüche können von Mitarbeiter*innen genutzt werden.

Aus der Sicht von Mitarbeiter*innen wird der Status jedes Anspruches durch diese Zähler im Abschnitt „Abwesenheiten“ angezeigt:


Zyklen

Zyklen legen fest, wann der Zähler eines Abwesenheitsanspruchs startet oder zurückgesetzt wird.

💡 Ein Anspruch kann nur in einem Zyklustyp verwendet werden, diese Konfiguration ändert sich nicht und ist vom Anfang bis zum Ende der Anspruchslebensdauer gleich.

Zyklustypen

- Spanien: Januar-Dezember
- Frankreich: Juni - Mai (RTT: Jan/Dez, nicht kumulativ).
- Mexiko: Zyklen starten zum Einstellungsdatum des/der Mitarbeiters/in

Monatliche Zyklen:

Bei dieser Option verwendet Factorial die Anspruch-Zyklus-Konfiguration, um das erste Datum des Monats und den letzten Tag des Monats basierend auf der Zykluskonfiguration festzulegen. Diese Daten werden für die Übertragsberechnung verwendet und um zu wissen, wann Factorial den neuen Zyklus festlegen muss.

Beispiele:
• Januar - Dezember: 1. Januar bis 31. Dezember
• Juli - Juni: 1. Juli bis 31. Juni

Anfangssdatum des/der Mitarbeiters/in:

Diese Option verwendet das Anfangsdatum des/der Mitarbeiters/in, um den Beginn des Vergütungszyklus festzulegen, und hat den Vertrag als Abhängigkeit. Dieser Datumsbereich wird für die Übertragsberechnung verwendet und um zu wissen, wann Factorial den neuen Zyklus festlegen muss.

  • Das Anfangsdatum des/ der Mitarbeiters/in ist der 29. Februar. Wenn dies passiert und das Jahr ist kein Schaltjahr, dann stellt Factorial das Datum auf den 28. Februar. 
  • Der/ die Mitarbeiter/in hat noch nicht angefangen und hat kein Anfangsdatum. Wenn diese Option passiert, setzt Factorial das aktuelle Datum als Anfangsdatum. 

Beispiele: 

Das Anfangsdatum ist der 01.04.2020
→ Der erste Zyklus läuft vom 01. April 2020 bis zum 31. März 2021.
→ Zweiter Zyklus beginnt am 1. April 2021 bis zum 31. März 2022.


Verfügebare Tage/ Stunden

Mit Verfügbar meinen wir die Anzahl der Tage/Stunden, die Mitarbeiter*innen zur Verfügung stehen. Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, diese verfügbaren Tage zu konfigurieren: 1) Die Tage werden alle zu Beginn des Jahres gewährt. 2) Die Tage werden monatlich generiert. 3) Die Tage werden täglich generiert.

💡Diese Konfiguration richtet nur die Verfügbarkeit von Tagen/Stunden ein und berücksichtigt nicht die übertragenen Tage/Stunden aus vorherigen Zyklen.

Tage/Stunden alle auf einmal angesammelt

Alle Tage/Stunden sind am ersten Tag des Zyklus verfügbar. In dem Anspruchzähler (unter Angesammelt) zeigt Factorial den gleichen Wert, den wir im Tag/Stunde Anspruch Feld konfiguriert haben.

Tage/Stunden sammeln sich im Laufe des Jahres, auf monatlicher/ täglicher Basis an

Diese Option verwendet die Vertragsinformationen (Startdatum, Enddatum und Arbeitszeitplan) als Abhängigkeit, um die Anzahl der Kalendertage für einen bestimmten Zeitraum und den Anspruchzyklus zu berechnen.

  • Monatlich: Tage werden jeden Monat generiert. Diese Tage werden zu Beginn des Folgemonats sichtbar. Beispiel: Wenn Mitarbeiter*innen einen Anspruch auf 25 Tage haben, haben sie am 1. Februar einen Anspruch von 2,08 Tagen (25/12) generiert.
  • Täglich: Die Generierung der Tage wird jeden Tag aktualisiert.


Anteilige Tage

Wenn der erste Tag eines/r Mitarbeiters/in im Unternehmen am 01. Juli liegt, geht Factorial davon aus, dass er / sie keinen vollen Zyklus arbeitet (01.01. bis 31.12.). Daher würde Factorial eine anteilige Berechnung der verfügbaren Abwesenheitstage vornehmen. Bei einem Anspruch von 23 Tagen für einen vollen Zyklus hätte der/die Mitarbeiter/in einen anteiligen Anspruch auf  11,5 Tage.


Wie rundet Factorial die Berechnung der Abwesenheiten auf?

  • Dezimalzahlen werden nicht aufgerundet.
  • Halbe Tage: 2,33 werden zu 2,5 (wenn weniger als 2,25 -> 2; wenn zwischen 2,25 und 2,5 -> 2,5; wenn mehr als 2,5 -> 3). Wenn also aus 2,33 --> 2,5 wird, haben sie die spätere Option.
  • Tage: Die Berechnung basiert auf Tagen im Jahr und Kalendertagen (keine Arbeitstage), die Rundung erfolgt am Ende: Wenn Mitarbeiter*innen zwei Monate (60 Tage) gearbeitet haben, würde Factorial die folgende Berechnung durchführen: 60 / 365 * 28 = > 4,6027 - in diesem Fall runden wir auf 5 auf.
Ein weiteres Beispiel für Paul, der am 23.11.2020 begonnen hat (für 2020 von Januar bis Dezember). Hier würde Factorial 38 Tage berechnen (unter Verwendung des vollen Tages).

(38,0 / 365,0) * 28,0 => 2,915068493150685 und wir runden auf 3 Tage auf.

Wichtig zu erwähnen: Der Anspruchszyklus ist in diesem Beispiel auf Jan-Dez definiert ↑. Bei einem anderen Zyklus ändert sich die Anzahl der Kalendertage.