Entdecken Sie die Spesen-App und vereinfachen Sie Ihr Spesenmanagement💸

Mit der Spesen-App von Factorial müssen Sie mit der Spesenabrechnung ab sofort nicht mehr bis zum Ende des Monats warten. Sobald Sie Ihre Rechnung im Restaurant erhalten, können Sie diese über Factorial mit Ihrem Vorgesetzten teilen. Machen Sie dazu ganz einfach ein Foto von der jeweiligen Rechnung und laden Sie diese im Ordner „Spesen“ im Menüunterpunkt „Dokumente“ hoch.

 

Ab sofort können Admins die Spesen und Ausgaben ihrer Mitarbeiter über Factorial verwalten. Mit der Installation der Spesen-App können Sie die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter ganz einfach und schnell organisieren, einsehen, ablehnen, genehmigen und verfolgen.

  

Sparen Sie wertvolle Zeit, indem Sie ausstehende Ausgaben im Handumdrehen genehmigen oder ablehnen und verabschieden Sie sich von nervenaufreibenden Excel-Tabellen. Im Anschluss zeigen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen und Prozesse unserer Spesen-App.

 

Wie kann ich die App installieren und individuell konfigurieren?  

Um die Spesen-App zu installieren, öffnen Sie den Menüunterpunkt „Apps“ im Menü links und klicken Sie auf „Spesen“.

Mit einem Klick auf die Spesen-App öffnet sich die allgemeine Übersicht der Anwendung: Hier werden Ihnen einige der wichtigsten Informationen über die App selbst aufgezeigt. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die Anwendung über die blaue Schaltfläche zu installieren.

Merktipp ✍🏽 : Sobald der Admin auf die Schaltfläche „App installieren“ klickt, erscheint ein Pop-up-Fenster, über welches er die für die Spesengenehmigung zuständige Person auswählen kann.


Beim Verlassen des Pop-up-Fensters werden Sie erneut zur Übersicht der Spesen-App weitergeleitet. Nach erfolgreicher Installation der Anwendung wird Ihnen umgehend die Übersicht „Einstellungen“ angezeigt. Hier sehen Sie die in beiden Verzeichnissen (Mitarbeiter und Unternehmen) verfügbaren Ordner; zudem können Sie in dieser Übersicht den für die Spesengenehmigung zuständigen Mitarbeiter bei Bedarf erneut ändern.

 

Wie kann ich die Ausgaben eines Mitarbeiters genehmigen/ablehnen?

Um Spesen genehmigen oder ablehnen zu können, muss Ihnen die Rolle „Zuständig für Genehmigungen“ zugewiesen worden sein.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Spesen über Ihr Konto genehmigen oder ablehnen können. Teilt ein Mitarbeiter eine Rechnung bzw. seine Ausgaben in seinem Spesen-Ordner im Menüunterpunkt „Dokumente“, erscheint Ihnen als Zuständiger eine Benachrichtigung im Abschnitt „Anstehende Aufgaben“ im Dashboard von Factorial. 

Mit einem Klick auf die ausstehende Aufgabe werden Sie umgehend zu den zu genehmigenden Ausgaben weitergeleitet.

Möglich ist dies auch über den Menüpunkt „Mitarbeiter“ und der Auswahl des jeweiligen Mitarbeiters. Über dessen Profil können Sie über den Menüunterpunkt „Dokumente“ > „Ordner“ > „Spesen“ dann ebenfalls auf alle Ausgaben samt Status zugreifen.

Wenn Sie auf das Dokument oder die Rechnung Ihres Mitarbeiters, die genehmigt oder abgelehnt werden soll, zugreifen, erhalten Sie eine umfassende Übersicht über die jeweilige Rechnung und eine Benachrichtigung, über die Sie die Ausgaben genehmigen oder ablehnen können.

Alle Informationen über die jeweiligen Ausgaben erscheinen im Menü rechts. Die hier angezeigten Daten wurden zuvor von der Person, die das Dokument mit Ihnen geteilt hat, ausgefüllt.

Merktipp ✍🏽 : All diese Felder werden bei der Installation der Spesen-App automatisch generiert. Standardmäßig handelt es sich hierbei um 4 Felder, die Ihnen Factorial zur Verfügung stellt.

Einsehen können Sie diese personalisierbaren Felder über den Menüpunkt Unternehmen > Dokumente > Spesen. In diesem Ordner werden Ihnen dann alle benutzerdefinierten Felder angezeigt. Zudem haben Sie hier die Möglichkeit, bestimmte Felder für Mitarbeiter zu deaktivieren. Um weitere Felder hinzufügen zu können, ist ein Upgrade auf die Enterprise-Version von Factorial notwendig.

Sobald Sie das Dokument genehmigt haben, ändert sich sein Status in der Dokumentansicht im Ordner „Spesen“ von „Ausstehend“ zu „Genehmigt“. Wenn sich also viele Rechnungen im Spesen-Ordner befinden, können Sie schnell erkennen, welche genehmigt bzw. abgelehnt wurden oder noch ausstehen. 

  

Wie kann ich einen Spesenbericht erstellen bzw. anfordern?  

Einen Spesenbericht über Ihr Unternehmenskonto herunterzuladen ist ein Kinderspiel!  

Sie können die Spesen-App nutzen, um zu analysieren, welche Art von Ausgaben Ihr Personal macht, welche durchschnittlichen Ausgaben pro Mitarbeiter pro Monat anfallen, welche Rechnungen pro Monat genehmigt und welche abgelehnt werden, oder welche Transport- und Essenkosten pro Monat und Mitarbeiter für Sie als Unternehmen anfallen. Dank der Spesen-App erhalten Sie im Handumdrehen und innerhalb weniger Klicks einen Überblick über zahlreiche nützliche Daten!

Um diese Art von Grafiken zu erstellen, gehen Sie zum Menüunterpunkt „Berichte“ und klicken Sie auf „Benutzerdefinierten Bericht hinzufügen“. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, Berichte über die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter zu erstellen. Falls Sie die Berichtsfunktion noch nie verwendet haben, erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie in Factorial ein benutzerdefiniertes Diagramm erstellen.