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Mit Hilfe von Dokumentvorlagen können Sie Daten von Mitarbeitenden wie Vor- und Nachname oder Sozialversicherungsnummer automatisch ausfüllen. Folgen Sie diesen Schritten, um Ihre erste Vorlage zu erstellen.
🤵🏼♀️ Sie müssen ein*e Administrator*in sein, um diese Funktion nutzen zu können.
App installieren
- Gehen Sie zu Apps > Dokumentenvorlagen > App installieren
- Sobald die Installation abgeschlossen ist, können Sie Ihre erste Vorlage erstellen, indem Sie auf die Registerkarte Einstellungen gehen.
In Factorial können Administrator*innen ein Dokument mit Variablen hochladen, die durch die entsprechenden Daten von Mitarbeitenden ersetzt werden. Sie können die Liste der von Factorial erkannten Variablen einsehen, sie Ihrem Dokument hinzuzufügen.
🔴 Prüfen Sie vor dem Hochladen der Vorlage, ob das Dokumentformat .docx ist.
- Sobald das Dokument erfolgreich hinzugefügt wurde, sehen Sie alle erkannten Variablen. Um diese erkannten Variablen zu sehen, müssen Sie zunächst das Dokument aufrufen, indem Sie auf den Pfeil klicken.
💡 Wenn für eine bestimmte Variable keine Daten der Mitarbeiter*innen verfügbar sind, wird sie durch ein leeres Feld ersetzt.
💬 Achtung: Die Variablen im Word-Dokument müssen auf Englisch hinzugefügt werden, damit Factorial diese erkennt.
Senden der Vorlage
- Gehen Sie zu Dateien > Massenversand
Hier können Sie Ihre Vorlage hinzufügen, die Empfänger*innen auswählen und das Dokument im Massenversand verschicken. Alle von Factorial erkannten Variablen werden automatisch mit den persönlichen Daten der einzelnen Mitarbeiter*innen ausgefüllt.
📧 Administrator*innen werden per E-Mail benachrichtigt, sobald der Vorgang abgeschlossen ist.
Liste der Variablen
➡️ Liste der Variablen - Hier finden Sie alle Variablen, die Sie in Ihre Vorlagen einfügen können