Die Onboarding-Funktion

Auf Einladung erhält der/die Mitarbeiter*in Zugriff auf eine eingeschränkte Version von Factorial, die für Onboarding-bezogene Aufgaben, wie das Ausfüllen persönlicher Daten und das Unterschreiben von Dokumenten vorgesehen ist.

🤓 Während des Onboarding-Prozesses Ihrer neuen Mitarbeiter*innen müssen Sie sicherlich bestimmte Schritte durchführen, wie z. B. das Unterschreiben von Dokumenten, das Ausfüllen ihrer persönlichen Daten und ihre Aufgaben als erledigt markieren. Damit all diese Aktionen effektiv durchgeführt und aufgezeichnet werden können, bietet Factorial Ihnen eine Option namens Onboarding-Bereich, in der sie begrenzten Zugriff auf das Unternehmenskonto haben, bevor sie Mitarbeiter werden

Wie wird der Onboarding-Bereich gestartet? 


📍Zuerst müssen Sie die Anwendung installieren.
  1. Gehen Sie zu Apps
  2. Scrollen Sie runter und gehen Sie auf Mitarbeiter-Onboarding
  3. Klicken Sie auf App installieren
  4. Weisen Sie ein Standarddatum zu 

💡Durch die Zuweisung eines Standarddatums für den Vertragsbeginn wird automatisch das in der Excel-Datei angegebene Vertragsdatum verwendet. 

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Erläuterungen zu den Begriffen

  • Datum des Vertragsbeginns: Datum, an dem ein/e Mitarbeiter*in seine Tätigkeit mit Factorial aufnimmt.
  • Benutzerdefiniertes Datum: Das Datum, an dem das Unternehmen möchte, dass die Mitarbeiter regulären Zugang zum Unternehmen haben. Dadurch wird der Zugang des Mitarbeiters vom Empfangsbereich zum regulären Zugang geändert. 

Onboarding

⚠️ Sie können eine beliebige Zahl eingeben, aber Factorial unterstützt keine negativen Werte.

💡 Für Unternehmen, die die App Mitarbeiter-Onboarding bereits installiert haben, ist 0 Tage die Standardeinstellung.


 

Wie konfiguriere ich den Mitarbeiter-Importvorgang? 

  • Gehen Sie zu Mitarbeiter
  • Drücken Sie auf (...)
  • Wählen Sie Mitarbeiter importieren
  • Klicken Sie auf Mitarbeitervorlage herunterladen

👁 Hinweis: Nachdem die Mitarbeitervorlage als Excel-Tabelle heruntergeladen wurde, finden Sie die Spalte Vertragsbeginn

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💡 Wenn die Spalte Vertragsbeginn leer ist, bleibt der Mitarbeiter im Empfangsbereich. Wenn die Spalte nicht leer ist, wird das Datum, dass vom Unternehmen festgelegt wurde als Frist gesetzt.

Sobald die Excel-Datei heruntergeladen wurde, gehen Sie zurück zu Mitarbeiter und klicken Sie auf (...), um Mitarbeiter importieren auszuwählen.  

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Mitarbeiter in großen Mengen

🖋 Hinweis: Die Möglichkeit, das Datum zu ändern, ab dem der Benutzer regulären Zugang zu Factorial erhält, können Sie in den Bulk-Editor bearbeiten. Sie können festlegen, ab welchem Datum ein Benutzer*in (oder mehrere Benutzer*innen auf einmal) nicht mehr nur über Onboardingbereichfunktionen verfügen soll (z. B. wenn Sie die Standardeinstellung überschreiben möchten). 

  1. Gehe zu Mitarbeiter
  2. Wählen Sie alle Mitarbeiter*innen aus
  3. Klicken Sie auf Daten bearbeiten
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Wo finde ich die Option Empfangsbereich? 

📍 Sie finden die Option "Onboardingbereich" in verschiedenen Bereichen der Plattform: 

  • Innerhalb der Mitarbeiterfunktion, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen

  • Aus der Funktion Recruitment, wenn Sie einen Kandidaten in einen Mitarbeiter umwandeln. 

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  • Wenn Sie einen Mitarbeiter wieder aktivieren, nachdem er/sie gekündigt wurde. 

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💡 Die Administratoren sehen im Profil des Bewerbers ein Banner, das anzeigt, dass der/die Mitarbeiter*in Zugang zum Onboardingbereich hat.


Was werden die Mitarbeiter*innen in ihrem Konto sehen, wenn die Option "Empfangsbereich" aktiviert ist?

  1. Wenn sie sich anmelden, werden sie standardmäßig zum Bereich Ich>Profil weitergeleitet. Von hier aus können sie ihre Daten vervollständigen, damit die Personalabteilung mit der Verwaltung der erforderlichen Verfahren beginnen kann.
  2. Unter Verträge können die Vertragsinformationen eingesehen werden.
  3. Im Bereich Dokumente können sie nur ihre eigenen Dokumente einsehen, nicht die des Unternehmens. In diesem Bereich können sie auch Dokumente hochladen und die elektronische Unterschrift leisten, falls sie dazu aufgefordert wurden.
  4. Aufgaben: Hier können sie die ihnen zugewiesenen Aufgaben als erledigt markieren. 
  5. Benachrichtigungen: ein Bereich, in dem sie ausstehende Aufgaben einsehen können. 

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Wie kann man den Status des Empfangsbereich in einen regulären Zugang ändern?

🔺 Beachten Sie, dass jemand mit regulärem Zugang nur zum Empfangsbereich zurückkehren kann, solange er sein Konto noch nicht bestätigt hat.

Rufen Sie einfach das Profil des Mitarbeiters auf, dem Sie regelmäßigen Zugang gewähren möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Regulären Zugang gewähren

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💡 Normalerweise wird das Bewerberprofil bei der Erstellung mit einer persönlichen E-Mail-Adresse angelegt. Unmittelbar vor Vertragsbeginn wird dann die E-Mail-Adresse des Bewerbers zu einer Unternehmens-E-Mail-Adresse geändert. Zu diesem Zweck erhält der Administrator die Erlaubnis, die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters zu bearbeiten.