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Die Nutzung von Desky als Administrator*in

Desky ist eine innovative Software, die jedes Büro in einen flexiblen Arbeitsraum verwandelt. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Software einrichten und nutzen können.


Was ist Desky?

Desky ist eine innovative Software, die jedes Büro in einen flexiblen Arbeitsraum verwandelt. Mit dem visuellen Editor von Desky können Sie Ihr Büro mit all seinen Schreibtischen und Besprechungsräumen online nachbilden. Danach können Ihre Mitarbeiter*innen Arbeitsplätze und Besprechungsräume jederzeit über ihr Smartphone, ihren PC oder durch Scannen eines QR-Codes buchen. Jede Buchung wird in Echtzeit vorgenommen.

Sie können Desky kostenfrei nutzen, indem Sie sich einfach hier registrieren. 


Einen Arbeitsbereich erstellen

Um einen neuen Arbeitsbereich mit eigenem Büroplan zu erstellen, können Sie Ihren Plan hochladen (PDF-, JPG- oder PNG-Format erlaubt).

  • Gehen Sie zum Tab Office Plan - 📍in der Mitte der Menüleiste oben
  • Links finden Sie dann das Feld Upload your office plan.
  • Danach können Sie Ihren Plan als Entwurf speichern (save as draft), diesen veröffentlichen (publish) oder ihren letzten veröffentlichen Plan wiederherstellen (restore).

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Neue Arbeitsbereiche hinzufügen

Sie können mehr als einen Grundriss (Arbeitsbereich) innerhalb eines Unternehmens erstellen. Dies ist sehr nützlich, z.B. wenn Ihr Büro mehrere Stockwerke hat, können Sie diese jetzt visualisieren oder Sie können einen Arbeitsbereich mit einem Arbeitsbereich für Ihr Büro in Barcelona und einen anderen für Ihr Büro in Madrid haben.

Wie kann ich einen Arbeitsbereich erstellen?

  • Klicken Sie auf Ihren aktuellen Arbeitsbereich - 📍in der oberen linken Ecke und ein Dropdown-Menü erscheint.
  • Wählen Sie + Neuer Arbeitsbereich
  • Füllen Sie die Informationen aus und beginnen Sie mit der Erstellung Ihres Arbeitsbereichs mit eigenem Büroplan.

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Arbeitsbereiche verwalten

  • Klicken Sie auf Ihren aktuellen Arbeitsbereich - 📍in der oberen linken Ecke und ein Dropdown-Menü erscheint.
  • Wählen Sie Arbeitsbereiche verwalten > öffnen und bearbeiten Sie den gewünschten Arbeitsbereich.

Schreibtische und Besprechungsräume bearbeiten

💡 Desky bietet drei verschiedene Arten von Schreibtischen an:

  • Hot Desks: Mitarbeiter*innen können sie pro Tag buchen.
  • Besprechungsräume: Mitarbeiter*innen können sie nach Zeitabschnitten buchen.
  • Feste Schreibtische: Es ist keine Buchung möglich.

Sie können den Maßstab Ihres Büroplans anpassen

  • Gehen Sie zu Edit office (Büro bearbeiten) - 📍in der Mitte der Menüleiste oben
  • Plan overview (Planübersicht) - 📍 auf der linken Seite
  • Plan scale (Maßstab des Plans)

Vorhandene Schreibtische und Besprechungsräume bearbeiten

  • Gehen Sie auf Edit office (Büro bearbeiten) - 📍in der Mitte der Menüleiste oben
  • Klicken Sie auf einen Schreibtisch oder Besprechungsraum > auf der rechten Seite erscheint ein Menü
  • Ändern Sie die Einstellungen des Schreibtisches/Besprechungsraumes, wie z.B.:
    • Name and description (Name und Beschreibung)
    • Desk type (Art des Schreibtisches)
    • Number of available seats on table (Anzahl der verfügbaren Plätze am Tisch)

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  • Sie können die Schreibtische auch drehen (rotate), kopieren (copy) oder löschen (delete).

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Neue Schreibtische und Besprechungsräume hinzufügen

  • Gehen Sie zu Edit office (Büro bearbeiten) - 📍in der Mitte der Menüleiste oben
  • Klicken Sie auf Add desk (Schreibtisch hinzufügen) > auf der rechten Seite erscheint ein Menü
  • Verschieben Sie den Schreibtisch auf dem Plan dorthin, wo Sie ihn haben möchten.
  • Bearbeiten Sie die Einstellungen Ihres Schreibtisches in der Menüleiste auf der rechten Seite.

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Buchungen verwalten

👩🏽 Wie Sie eine Buchung vornehmen können, erfahren Sie hier. Sowohl Administrator*innen als auch Nutzer*innen können Buchungen mit ihrem Profil vornehmen.

Buchungseinstellungen

⏱️ Hier können Sie die buchbaren Zeitfenster sowie die Start- und Endzeit der Buchungen für einen Tag festlegen.

☝🏽 In den Buchungseinstellungen finden Sie zwei Registerkarten: Besprechungsraum und Hot Desk. In der Registerkarte "Hot Desks" kann noch nichts eingestellt werden.

  • Gehen Sie zu Bookings (Buchungen) - 📍in der Mitte der Menüleiste oben
  • Auf der linken Seite finden Sie die Buchungseinstellungen.
  • Wählen Sie den Reiter Meeting Rooms (Besprechungsräume). 
  • Bearbeiten Sie die Startzeit (start time), die Endzeit (end time) und die Zeitslots (slot size) für die Buchung.

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Buchungen verwalten

👤 Admins und Benutzer*innen können Buchungen vornehmen. Als Administrator*in können Sie jede Buchung sehen. Sie können Buchungen löschen und die Benutzer*innen werden benachrichtigt.

  • Gehen Sie zu Bookings (Buchungen) - 📍in der Mitte der Menüleiste oben
  • Auf der rechten Seite finden Sie Manage all bookings (alle Buchungen) verwalten.
  • Um die Buchungen zu filtern, können Sie ein Datum auswählen und so alle Buchungen für diesen Tag zu sehen. Indem Sie einen Tisch auswählen, können Sie alle Buchungen für diesen Tisch sehen.
  • Um eine Buchung zu löschen, wählen Sie die Buchung aus und klicken Sie auf das Papierkorbsymbol.

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Benutzer*innen verwalten

  • Sie können alle aktuellen Nutzer*innen finden, indem Sie in der oberen Menüleiste auf Users (Nutzer*innen) klicken.
  • Um Nutzer*innen zu entfernen, klicken Sie auf das Papierkorbsymbol neben dem jeweiligen Konto.

Neue Benutzer*innen einladen

  • Eine Einladung verschicken: Fügen Sie die E-Mail des/der Nutzer*in in der Suchleiste im Reiter Users (Nutzer*innen) hinzu. Klicken Sie auf Einladen. Nutzer*innen erhalten eine E-Mail, um ihr Konto zu aktivieren. 

👍🏽 Wir empfehlen, alle benötigten E-Mail-Adressen auf einmal zu kopieren, zum Beispiel aus einer Excel-Datei, die Sie bereits haben. Das ist einfacher, als sie einzeln einzutippen.

Benutzer*innen zu Admins machen

  • Gehen Sie zum Tab Benutzer
  • Neben jedem Profil können Sie auswählen, ob es ein*e Administrator*in oder ein*e Benutzer*in sein soll

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👉🏽 Erstellen Sie so viele Administrator*innen, wie Sie möchten.


Profil-Übersicht

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  • Klicken Sie auf Ihr Profil -📍in der oberen rechten Ecke
  • Wählen Sie Profileinstellungen (Profile Settings). 
  • Hier können Sie den Namen Ihrer Organisation und die zulässigen E-Mail-Domänen festlegen. (Nutzer*innen mit diesen Domänen müssen nicht eingeladen werden, um Desky zu nutzen).

Zugriff auf die Profile verschiedener Unternehmen

👥 Benutzer*innen und Admins können jetzt mit einem Profil Zugriff auf verschiedene Unternehmen haben. Sie müssen nur zu den verschiedenen Unternehmen eingeladen werden.

So wechseln Sie innerhalb eines Profils zwischen Unternehmen:

  • Klicken Sie auf Ihr Profilsymbol - 📍 in der rechten Ecke
  • Wählen Sie das Unternehmen, auf das Sie zugreifen möchten 

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