Beschwerdekanal

In diesem Artikel wird erläutert, wie Mitarbeiter*innen, ehemalige Mitarbeiter*innen, Auftragnehmer*innen, Kund*innen und andere Personen Beschwerden an Unternehmen richten können, wie in der neuen Richtlinie der Europäischen Union vorgesehen.

Wir von Factorial bieten Ihnen als Kund*in die Möglichkeit, die EU-Anforderungen zur Einrichtung eines Systems zur Meldung von Missständen zu nutzen. 

Was sind die EU-Anforderungen?

  • Whistleblowing-Kanäle müssen die Möglichkeit bieten, Beschwerden sowohl schriftlich als auch mündlich, per Telefon oder über andere Sprachnachrichtensysteme und auf Wunsch des/der Beschwerdeführenden auch persönlich vorzubringen.
  • Die Beschwerdestellen müssen die Vertraulichkeit der Identität der Beschwerdeführenden und aller in der Beschwerde genannten Dritten gewährleisten.
  • Es besteht die Verpflichtung, den Eingang der Beschwerde innerhalb einer Frist von maximal sieben Tagen nach Eingang zu bestätigen.
  • Es ist angebracht, alle Beschwerden, auch anonyme, sorgfältig zu bearbeiten, wenn sie nach nationalem Recht zulässig sind.
  • Für die Antwort an den/die Beschwerdeführende/n über die Bearbeitung der Beschwerde wird eine Frist von maximal drei Monaten festgelegt, die mit der Empfangsbestätigung oder, falls keine  Empfangsbestätigung vorliegt, mit dem Ablauf der Frist von sieben Tagen nach Einreichung der Beschwerde beginnt.

Was ist die Aufgabe von Factorial?

🛂Factorial stellt Ihnen eine Seite zur Verfügung, die drei verschiedene Schritte umfasst.

  1. Beschwerdeformular: Sie geben Informationen über den/die Beschwerdeführende/n an (Anonymität ist optional) + Beziehung zum Unternehmen (optional)
    1. Beschreibung der Beschwerde (Pflichtfeld): Sie machen Angaben zu den Beteiligten, dem Ort, der Zeit und dem Grund der Beschwerde. Eventuell müssen Sie auf mögliche Zeugen (Schwere der Beschwerde) und Beweise für den Vorfall hinweisen (Unterlagen beifügen). 



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  2. Erstellen Sie ein Passwort: Das Passwort dient dem Schutz und der Sicherheit Ihrer Beschwerde. 
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  3. Beschwerde-Code: Dieser dient als Benutzername für den Zugang zu der Seite, auf der Sie Ihre Beschwerde hinterlegt haben.
    1. Die Person, die die Beschwerde einreicht, kann den Status der Beschwerde einsehen und zusätzliche Kommentare mit Kontext und relevanten Unterlagen hinzufügen (falls von dem/der Beschwerdemanager/in gewünscht). 

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  • Sie haben Ihre Beschwerde erfolgreich eingereicht.
  • Wenn Sie weitere Informationen zu Ihrer Beschwerde hinzufügen möchten, klicken Sie auf Einer Beschwerde nachgehen und geben Sie Ihre Beschwerdenummer und Ihr Passwort ein. 

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🔐 Alle Informationen werden verschlüsselt, um sicherzustellen, dass die Privatsphäre bei der Übermittlung der Informationen gewahrt bleibt. Außerdem kann nur die benannte Person auf die Beschwerden zugreifen. 


👁In Factorial

  • Gehen Sie zu Apps
  • Scrollen Sie, bis Sie die App Beschwerdekanal finden
  • Installieren Sie diese App 
  • Wählen Sie die für die Bearbeitung von Beschwerden zuständige Person aus. 

💡 Nur die benannte Person kann die Beschwerden einsehen und bearbeiten. 

⚠️ Wenn Sie zu Apps > Beschwerdekanal > Einstellungen gehen, haben Sie Zugriff auf den Link für Beschwerden, der im Abschnitt Beschwerdeformular zu finden ist. Jedes Unternehmen hat eine eigene Url für Beschwerden.

Wo sehe ich die Beschwerden?

  • Die benannte Person sieht die Rubrik Beschwerden in ihrem Menü. 

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🔆Wenn eine Beschwerde erstellt oder aktualisiert wird (z. B. wenn eine neue Nachricht gesendet oder ein neuer Anhang hochgeladen wird), erhält der/die Beschwerdemanager/in eine neue ausstehende Aufgabe in seinem Dashboard.

Wenn die Beschwerde ein "ungelesenes Update" hat, wird ein 🔔 auf der Registerkarte "Aktivität" (Ansicht der Beschwerden durch den/die Beschwerdeführer*in) angezeigt. 

Ein/e Beschwerdemanager/in ist eine unternehmensintern tätige Person, die die Berechtigung erhält, auf den Beschwerdebereich zuzugreifen und die Beschwerde zu bearbeiten.

Die beschwerdeführende Person und der/die zugewiesene Beschwerdemanager/in können über Factorial Kommentare hinterlassen und Anhänge hochladen, um sicherzustellen, dass auch bei einer anonymen Beschwerde alle für die Bearbeitung der Beschwerde erforderlichen Informationen vollständig bereitgestellt werden.