Automatische Workflows

Passen Sie die automatischen Workflows mit Factorial Enterprise Plan an.

Wo finde ich die Workflows? 

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Wie erstelle ich meinen ersten automatischen Workflow?

• Klicken Sie einfach auf das "+" in der Ecke oben rechts.

1. Fügen Sie einen Trigger hinzu

Ein Trigger ist ein Prozess, der ausgeführt wird, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist.

Unsere automatischen Workflows ermöglichen es Ihnen, verschiedene Auslöser zu wählen. In unserem Beispiel konzentrieren wir uns auf die Auslöser für Dokumente.

Wenn Sie einen neuen Workflow hinzufügen, können Sie 3 dokumentenbezogene Auslöser auswählen:

• Wenn ein Dokument erstellt wird
• Wenn ein Dokument sichtbar gemacht wird
• Wenn ein Dokument aktualisiert wird

In diesem Beispiel wählen wir den Auslöser, wenn ein Dokument erstellt wird.

Was wir mit diesen automatischen Workflows erreichen wollen ist, dass, wenn die Zentrale in Barcelona eine bestimmte Art von Dokument hochlädt, dieses Dokument nur die Mitarbeiter*innen in Barcelona erreicht.

2. Blöcke hinzufügen: Bedingungen und Aktionen

Sobald der Auslöser erstellt ist, ist es an der Zeit, Blöcke hinzuzufügen. In den Blöcken haben Sie die Möglichkeit, die Bedingungen und Aktionen zu filtern.

In diesem Beispiel fügen wir die Aktion Eine benutzerdefinierte E-Mail senden hinzu.
Wir müssen lediglich das Feld ausfüllen, auf welches Büro sich die Aktion bezieht, in diesem Fall markieren wir das Büro in Hamburg.

Sobald die Aktion abgeschlossen ist, können Sie eine Bedingung oder einen Filter hinzufügen.

Um eine Bedingung oder einen Filter hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "+" zwischen dem Auslöser und der Aktion. In diesem Beispiel fügen wir die Bedingung hinzu, dass das Dokument von Hellen hochgeladen wird, da sie die Leiterin des Büros in Hamburg ist. Der Auslöser wird also aktiv, wenn Hellen ein Dokument hinzufügt, und die Mitarbeiter*innen des Büros in Hamburg erhalten eine Benachrichtigung.

3. Speichern und aktivieren Sie Ihren automatischen Workflow

Sobald der Workflow für die Automatisierung bereit ist, müssen wir die vorgenommenen Änderungen und Modifikationen speichern. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche oben rechts "Änderungen speichern". Es ist wichtig, den Prozess zu speichern, damit Sie die Konfiguration Ihres Workflows nicht verlieren.

Wenn Sie den Workflow starten möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten, wie Sie vorgehen können:

• Über die allgemeine Ansicht der erstellten Workflows.
• Von der Detailansicht Ihres Workflows, in diesem Fall Hamburg Office Dokument.

Einmal aktiviert, wird der Auslöser mit den konfigurierten Aktionen und Bedingungen ausgelöst.

Was passiert, wenn ein Dokument hochgeladen wird?

Sobald Hellen ein Dokument über Unternehmen > Dateien hochgeladen hat, werden die Mitarbeiter*innen im Büro in Hamburg per E-Mail benachrichtigt, dass sie das Dokument einsehen können.

Auf diese Weise können Sie Ihre Mitarbeiter*innen über die Dokumente, die Sie in Ihr Firmenkonto hochladen möchten, auf dem Laufenden halten.