Mitarbeiter verwalten mit Factorial
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      Ausgaben verwalten mit der App Spesen Beta

      Lernen Sie, wie Sie als Administrator*in alle Ausgaben Ihres Unternehmens verwalten, genehmigen und analysieren können.

      Die App Spesen Beta installieren

      • Gehen Sie zu den Apps.
      • Scrollen Sie zur App Spesen Beta.
      • Klicken Sie auf App installieren.

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      Einstellungen für Genehmigungen

      👥 Wir haben eine Genehmigungsgruppe erstellt, mit der Sie besser definieren können, wer Ausgaben genehmigen oder ablehnen kann. Nicht nur Administrator*innen, sondern auch Vorgesetzte oder Mitarbeitende können jetzt als Personen, die für die Genehmigung zuständig sind, zugewiesen werden. 

      • Gehen Sie zu Apps > Spesen Beta > Einstellungen
      • Öffnen Sie die Standardgruppe für die Freigabe von Spesen über den →.
      • Sie können den Titel und die Beschreibung bearbeiten.
      • Scrollen Sie zum Genehmigungsablauf und klicken Sie auf (...) > Genehmigungsstufe ändern, um festzulegen, wer für Genehmigungen verantwortlich ist.
      • Sie können bestimmte Mitarbeitende oder Mitarbeitende mit einer bestimmten Rolle zuweisen, z. B. Vorgesetzte oder Abwesenheitsmanager*innen.

      ⁉️ Wer kann die Spesen meines Unternehmens genehmigen?

      • Mitarbeitende: Der oder die von Ihnen ausgewählte Mitarbeitende ist die Person, die die Ausgaben genehmigt.
      • Relative Rolle > Vorgesetzte*r: Alle Vorgesetzten sind berechtigt, die Ausgaben der ihnen unterstellten Mitarbeitenden zu genehmigen. Falls Mitarbeitende keine*n Vorgesetzte*n haben, ist der oder die erste Administrator*in automatisch berechtigt, dessen Spesen zu genehmigen.
      • Relative Rolle > Abwesenheitsmanager*in: Der oder die Abwesenheitsmanager*in von Mitarbeitenden können deren Spesen genehmigen.

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      Genehmigungsgruppen > der Tab Mitarbeiter

      Auf der Registerkarte werden die Mitarbeitenden angezeigt, die dieser Genehmigungsgruppe zugeordnet sind.

      • Öffnen Sie eine Genehmigungsgruppe, indem Sie auf → klicken.
      • Um Mitarbeitende hinzuzufügen, klicken Sie auf + 📍 in der oberen rechten Ecke.

      Einstellungen für das Spesen- und Bankkonto


      👀 Sobald das Bankkonto erstellt ist, wird die Ansicht der Informationen zum Spesenkonto sichtbar. Wenn jedoch kein Bankkonto erstellt wurde, ist nur die Ansicht der Genehmigungsberechtigungen sichtbar. 

      💡Factorial arbeitet bei der Erstellung der Konten mit Stripe zusammen. Das bedeutet, dass Stripe das Konto für Sie einrichtet und die Kreditkarten an Sie liefert. Factorial kümmert sich um den gesamten Prozess und sorgt dafür, dass alles eingerichtet und bereit ist.

      🔗 Aus diesem Grund werden Sie auf die Stripe-Seite weitergeleitet, um alle Kontoinformationen einzugeben. Dies ist ein sehr ähnlicher Vorgang wie bei der Einrichtung eines Bankkontos. Daher benötigen wir einige spezielle Informationen von Ihnen. 

      • Informationen über das Spesenkonto einfügen 
        • Um Informationen einzugeben, müssen Sie auf den Stift klicken, der Sie zu einer Seite von Stripe weiterleitet, auf der Sie alle Informationen über das Spesenkonto eingeben können
      • Geben Sie die Informationen Ihres Bankkontos ein

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      Wie kann ich eine Kreditkarte für meine Ausgaben registrieren?

      • Gehen Sie zu Ausgaben.
      • Wählen Sie die Registerkarte Karten aus.

      Die Option Neue Karte hinzufügen ist deaktiviert, bis ein Ausgabenkonto für Ihr Unternehmen erstellt wurde. 

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      💡 Sobald Sie ein Ausgabenkonto erstellt haben, werden Sie auf eine von Stripe betriebene Seite weitergeleitet, auf der Sie die Details Ihrer Finanzen (z. B. Geschäftsdaten) angeben müssen.

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      Eine Karte aktivieren

      💳 Für jede Karte, die Sie erstellen: Sie können entscheiden, ob Sie eine physische Karte (Plastikkarte) oder lieber eine virtuelle Karte erstellen möchten.

      • Gehen Sie zu Ausgaben und öffnen Sie die Registerkarte Karten
      • Klicken Sie auf + Neue Karte hinzufügen
      • Wählen Sie Ihren Kartentyp (Plastikkarte oder virtuelle Karte) und geben Sie die erforderlichen Informationen ein.

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      Karten konfigurieren

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      Budget und Limit Als Mitarbeiter*in können Sie einsehen, wie viel Geld Sie im laufenden Monat ausgegeben haben. Administrator*innen können auch ein monatliches Limit für Ausgaben festlegen. 
      Kartendetails Aus Sicherheitsgründen werden nur die letzten 4 Ziffern der Kreditkarte angezeigt. Informationen über die Kreditkarte werden offengelegt. Factorial stellt physische Kartentypen zur Verfügung. 

      Was kann ich mit den Karten machen?

      • Deaktivieren einer Karte: Durch das Deaktivieren einer Karte wird ihre Verwendung vorübergehend eingestellt, bis sie wieder aktiviert wird.
      • Stornieren einer Karte : Das Stornieren einer Karte löscht die Karte für immer.
      • Wenn Sie auf (...) klicken, können Sie die Karte deaktivieren oder stornieren.

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      Wie kann ich eine Karte für Mitarbeitende hinzufügen?

      • Gehen Sie zu Karten.
      • Klicken Sie auf + Neue Karte hinzufügen.

      💡 Sie können Filter verwenden, um die verschiedenen Karten zu sortieren (z. B. aktiv vs. deaktiviert).

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      💳 Für jede aktive Karte können Sie als Administrator*in ein monatliches Limit für die Ausgaben der Karte Ihrer Mitarbeiter*innen festlegen. 

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      Wie kann ich eine Karte aktivieren?

      ☝🏽Mitarbeiter*innen können Karten deaktivieren, aber nicht aktivieren. 

      • Klicken Sie auf (...).
      • Klicken Sie auf Karte reaktivieren

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      Wie kann ich eine Karte deaktivieren?

      • Klicken Sie auf (...).
      • Klicken Sie auf Karte deaktivieren

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      Wie können Ausgaben genehmigt oder abgelehnt werden?

      Nur Personen, die für die Genehmigung von Ausgaben zuständig sind, können Ausgaben genehmigen oder ablehnen. Mitarbeiter*innen können dies nicht tun.

      ✉️ Jedes Mal, wenn eine Ausgabe genehmigt oder abgelehnt wurde, erhalten die Mitarbeitende eine Benachrichtigung über diese Ausgabe. 

      • Im Abschnitt Ihr Unternehmen finden Sie den Menüpunkt Ausgaben.
      • Im Reiter Ausgaben finden Sie die Ausgaben aller Mitarbeiter*innen. 
      • Die Ausgaben können Sie über den Pfeil genauer einsehen.
      • Über (...) können Sie ausstehende Ausgaben genehmigen oder ablehnen. 

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      💡 Sie können mehrere Mitarbeitende auswählen, um deren Ausgaben gleichzeitig zu genehmigen.


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      Welche Berechtigungen kann ich vergeben?

      Durch die Vergabe von Berechtigungen für die Spesen-App haben Sie die Möglichkeit, den Zugriff auf diese Funktion für Ihr gesamtes Unternehmen festzulegen.

      Auf die Berechtigungen zugreifen:

      • Unternehmen > Mehr > Berechtigungen 
      • Öffnen Sie eine Berechtigungsgruppe
      • Scrollen Sie zu Spesen, um alle Berechtigungen zu finden, die Sie für das Spesenmanagement erteilen können.

      Welche Berechtigungen kann ich verwalten?

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      👩‍🏫Wie kann ich als Mitarbeiter*in meine Spesen bzw. Ausgaben verwalten?