Aufgaben erstellen, zuweisen und erhalten mit Factorial ✍

Sie kommen im Büro an, trinken Ihre Tasse Kaffee ️☕… und plötzlich erhalten Sie eine Lawine an Aufgaben, die Sie im Laufe des Tages erledigen müssen. Sie holen also Ihr Notizbuch heraus und erstellen eine To-Do-Liste für den Tag. Aber tief im Inneren wissen Sie, dass Notizbücher heutzutage unpraktisch und vor allem unsicher sind (was, wenn Sie das Notizbuch aus Versehen irgendwo liegen lassen?). Außerdem müssen wir unsere Umwelt schützen! 🌳

Keine Sorge, Factorial hat die Lösung für Sie. Im Hauptmenü befindet sich ein Aufgabenbereich, in dem Sie sich selbst Aufgaben zuweisen können und, falls Sie Manager, Administrator oder Teamleiter sind, auch Ihren Mitarbeitern Aufgaben zuweisen können.

Wie kann ich eine neue Aufgabe erstellen? 

  1. Gehen Sie ganz einfach im Menü links auf den Menüunterpunkt „Aufgaben“.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“ oben rechts.
  3. Über das Pop-up-Fenster können Sie anschließend Aufgaben erstellen. Sie haben hier die Möglichkeit, Aufgaben entweder an sich selbst zu vergeben oder diese einem anderen zuständigen Team-Kollegen zuzuweisen.
  4. Bestätigen Sie die Aufgabe, und das war's! Die Aufgabe erscheint dann in Ihrer Aufgabenliste.

Hier können Sie unter anderem einsehen, wer diese Aufgabe zu erledigen hat, wann das Fälligkeitsdatum ist, wer sie erstellt hat, usw.

Die Aufgabe wurde erledigt, und jetzt?

Ganz einfach: Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, müssen Sie nur noch auf das Kästchen, dass sich links neben dem Namen der Aufgabe befindet, klicken. Auf diese Weise wird die Aufgabe durchgestrichen und somit als erledigt kategorisiert. 

Hinweis ✍🏽: Einen Tag vor dem Fälligkeitsdatum wird eine Benachrichtigung per E-Mail an die Person geschickt, die die Aufgabe zu erledigen hat.

 

Wer kann Ihrer Aufgabenliste Aufgaben zuteilen? 

Nur Ihr Manager, Admin oder Sie selbst können Ihrem persönlichen Portal Aufgaben hinzufügen. Manager und Admins des Kontos können über ihr eigenes Aufgabenportal Aufgaben erstellen, die sie Ihnen dann zuweisen oder diese direkt über Ihr persönliches Aufgabenportal erstellen, indem sie über das linke Menü auf Ihr Mitarbeiterprofil zugreifen und Ihnen die Aufgabe dann zuweisen.

Merktipp💡: Wenn Sie eine Aufgabe zuweisen, wird der jeweilige Mitarbeiter per Mail benachrichtigt.

Auch Sie als Aufgabenersteller erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald der jeweilige Mitarbeiter die ihm zugewiesene Aufgabe als erledigt markiert hat.

Sobald sich die Aufgaben in Ihrem Portal häufen, können Sie diese nach folgenden Kategorien filtern:

  • Alle Aufgaben
  • Abgeschlossene Aufgaben
  • Unvollständige Aufgaben

In der folgenden Abbildung können Sie die Kopfzeile sehen, in der sich die Filterfunktion befindet, mit der Sie Aufgaben filtern können.

Hier können Sie die Aufgaben nach Aufgabenstatus (alle Aufgaben, abgeschlossen bzw. unvollständig) sowie nach selbst erstellten Aufgaben sortieren.

Sofern Sie ein Admin sind, können Sie Aufgabenvorlagen erstellen, die wiederkehrende Aufgabengruppen umfassen, und diese den jeweiligen Mitarbeitern zuweisen. Wie man solche Aufgabenvorlagen erstellt und Beispiele dazu finden Sie hier