Arbeitspläne erstellen und zuweisen

Erfahren Sie, wie Sie Arbeitspläne erstellen, konfigurieren und Ihren Mitarbeiter*innen zuweisen können.


Wo kann ich Arbeitspläne finden?

💡 Auf dieser Seite sehen Sie alle erstellten und archivierten Arbeitspläne.

  • Gehen Sie zum Abschnitt Unternehmen.
  • Wählen Sie die Registerkarte Arbeitsplan. 

⇒ Wo können meine Mitarbeiter*innen ihre Arbeitszeitpläne einsehen?

  • In ihrem Clock-In-Bereich 

Wie kann ich einen Arbeitszeitplan erstellen? 

  • Drücken Sie einfach auf (+) oder auf + Neuen Arbeitsplan hinzufügen.

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  • Schreiben Sie den Namen für den neuen Arbeitszeitplan.
  • Zeitplantyp auswählen 
  • Flexibler Zeitplan: Sie können die Gesamtzahl der Arbeitsstunden pro Tag für Ihre Mitarbeiter*innen festlegen (z. B. 8 Stunden Arbeit pro Tag). 
  • Fester Zeitplan: Sie können die Eintritts- und Austrittszeiten für Ihre Mitarbeiter*innen festlegen (z. B. 09:00 - 13:00 Uhr und von 14:00 - 18:00 Uhr).  
⚠️Wichtig : Sobald Sie die Art des Zeitplans ausgewählt und bestätigt haben, können Sie den Zeitplan bei der Zuteilung der Stunden nicht mehr ändern
  • Geben Sie die Stunden pro Tag ein, die Sie in diesem neuen Arbeitszeitplan zuweisen möchten.

Flexibler Arbeitsplan

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Fester Arbeitsplan

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  • Klicken Sie auf Speichern.

🔺 Sobald Sie einen Arbeitszeitplan erstellt haben, erstellt Factorial standardmäßig einen Zeitraum, der vom 1. Januar bis zum 31. Dezember reicht. Wenn Sie einen neuen Zeitraum zu einem Arbeitszeitplan hinzufügen möchten, müssen Sie das Anfangs- und Enddatum des neuen Zeitraums definieren, den Sie dem aktuellen Arbeitszeitplan hinzufügen. Diese neue Periode überschneidet sich dann mit der vorherigen Periode.

Beispiel: Sie haben Ihren Hauptzeitraum von Montag bis Freitag mit 8-Stunden-Schichten pro Tag vom 1. Januar bis zum 31. Dezember festgelegt.

Sie möchten einen neuen Zeitraum von Montag bis Freitag mit 6 Stunden Schichten pro Tag vom 15. Juli bis zum 15. August hinzufügen.  Diese beiden Zeitpläne werden sich überschneiden.

  • Vom 1. Januar bis zum 14. Juli von Montag bis Freitag 8 Stunden/Tag
  • Vom 15. Juli bis 15. August von Montag bis Freitag 6 Stunden/Tag
  • Vom 16. August bis zum 31. Dezember von Montag bis Freitag 8h/Tag

Wie kann ich Mitarbeiter*innen zu einem Arbeitszeitplan zuweisen? 

💡 Außerdem steht Ihnen das Tool zur Zeitplanung zur Verfügung, mit dem Sie Ihren Mitarbeiter*innen Arbeitsplänen zuordnen oder in ein anderes Zeitplanungstool übertragen können. 

  • Gehen Sie zur Registerkarte Mitarbeiter
  • Wählen Sie die Mitarbeiter*innen aus
  • Drücken Sie auf Hinzufügen
  • Wählen Sie ein Gültigkeitsdatum: Das Datum, an dem der neue Arbeitplan in Kraft tritt.
    Sie können Gültigkeitsdaten in der Vergangenheit festlegen. Wenn Sie dies tun, kann es jedoch zu Änderungen bei der Zeiterfassung der Mitarbeiter*innen kommen. 

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Wie kann ich Zeiträume definieren, in denen der Arbeitszeitplan vom Standard abweicht?

→ Innerhalb des Arbeitszeitplans finden Sie Zeiträume
(Sie können innerhalb des Arbeitszeitplans wechseln, indem Sie (...) & Bearbeiten drücken).

💡Eine Markierung auf Ihrem Arbeitszeitplan gibt an, ob Sie einen flexiblen oder einen festen Zeitplan haben. 

Fügen Sie so viele Zeiträume hinzu, wie Sie benötigen: Gleicher Vorgang wie zuvor - geben Sie die Stunden pro Tag ein.
🔺 Wir können nur Zeiträume des laufenden Jahres auswählen. 

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Wie kann ich Arbeitszeitpläne oder Zeiträume löschen?

Arbeitszeitpläne und Zeiträume können nicht gelöscht werden, sobald sie Mitarbeiter*innen zugewiesen wurden. Was wir stattdessen tun können, ist, den Arbeitszeitplan oder den Zeitraum zu archivieren, aber zuerst müssen wir diese Mitarbeiter*innen einem anderen Arbeitszeitplan neu zuordnen und somit ein Gültigkeitsdatum bestätigen. 

📍 Um Zeiträume zu löschen, drücken Sie einfach und löschen.

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📍 Um den Arbeitsplan zu archivieren, befolgen Sie die in der Grafik gezeigten Schritte

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Arbeitsplan-Benachrichtigungen per E-Mail 📩

  • Wenn ein*e Mitarbeiter*in einem Arbeitszeitplan zugewiesen wurde.
  • Wenn ein*e Mitarbeiter*in Änderungen oder Bearbeitungen an seinem Arbeitszeitplan vorgenommen hat.
  • Wenn ein neuer Zeitraum beginnt - 3 Tage vorher.
  • (Exklusiv für Administrator*innen) - Wenn ein*e Mitarbeiter*in in Ihrem Team einen neuen Zeitraum beginnt. 

Einen Bericht über Arbeitspläne erstellen

  • Gehen Sie zum Abschnitt Berichte.
  • Wählen Sie ein Dashboard aus. 
  • Klicken Sie auf + Bericht hinzufügen.
  • Wählen Sie Berichterstellung verwenden. 
  • Wählen Sie die Art des Berichts aus.

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  • Wählen Sie die Tabellendaten aus.

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Flexibler Arbeitsplan

  • Die Gesamtarbeitszeit pro Tag wird festgelegt (z. B. 8 Stunden).
  • Anika Reimann wird ein flexibler Arbeitsplan zugewiesen.

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Fester Arbeitsplan

  • Anika Reimann wird ein fester Arbeitsplan zugewiesen
    • Ihre Schicht geht von 8.00 bis 12.30 Uhr sowie von 13.00 bis 16.30 Uhr (insgesamt 8 Stunden).

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💡Sie können die Art des Arbeitplans direkt über Unternehmen > Arbeitsplan ändern.  So können Sie beispielsweise für eine*n Mitarbeiter*in zwei verschiedene Arbeitsschichten am selben Tag hinzufügen. 

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☝🏽 Diese Änderungen sind automatisch im Bericht sichtbar.

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FAQ`s

Was passiert, wenn ich im Vertrag festgelegt habe, dass der/die Mitarbeiter*in x Stunden pro Woche arbeitet, im Arbeitszeitplan aber weniger oder mehr Stunden eingetragen sind?

Sobald der Arbeitszeitplan dem/der Mitarbeit*in zugewiesen wurde, werden die vertraglich vereinbarten Stunden nicht mehr für den Saldo oder den Export der Zeiterfassung berücksichtigt  usw.

Für andere Zeiträume als den Standardzeitraum gilt: Wenn sich ein Zeitraum n+1 mit einem Zeitraum n überschneidet, wird der Zeitraum n+1 den Zeitraum n ersetzen.
Z.B.: Zeitraum 1 = 1. Juni - 31. Juli und Zeitraum 2 = 1. Juli - 31. August.

Was geschieht, wenn ein*e Mitarbeiter*in eine Abwesenheit beantragt, werden die Stunden von dem Vertrag oder dem Arbeitszeitplan abgezogen?

Wenn Mitarbeiter*innen einen Tag frei nehmen, werden die Stunden auf der Grundlage seines Arbeitszeitplans und nicht des Vertrags abgezogen. Ein Beispiel: Der Mitarbeiter hat einen 8-Stunden-Vertrag, aber im Sommer einen 5-Stunden-Plan. Wenn die Abwesenheit während des Sommers genehmigt wird, werden die 5 Stunden auf der Grundlage des Arbeitsplans abgezogen.