Die Datenschutzgrundverordnung bei Factorial

Bei Factorial ist es unsere Priorität, dass Ihre Daten sicher und geschützt sind. Wir stellen Ihnen die notwendigen Werkzeuge zur Verfügung, um die von der Europäischen Union auferlegte DSGVO einzuhalten.

📟DSGVO für die Einstellung von Mitarbeiter*innen

Datenqualität: Personenbezogene Daten sollten nicht mehr als notwendig verarbeitet werden.
1. Zum Beispiel: Fragen, ob jemand schon einmal wegen einer Straftat verurteilt wurde, sollten vermieden werden, da sich Kandidat*innen verpflichtet fühlen können, Informationen preiszugeben, die für die Einstellung nicht erforderlich sind (solang nicht gesetzlich vorgeschrieben).
Auskunftsrecht: Die Bewerber*innen müssen sowohl vor Beginn des Auswahlverfahrens (d. h. vor ihrer Bewerbung) als auch bei der Einstellung über ihre Rechte und die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden.
Zugangsrechte: Den Bewerber*innen sollte der Zugang zu den sie betreffenden Informationen und Ergebnissen aus allen Schritten des Auswahlverfahrens gewährt werden. Den Bewerber*innen sollten aggregierte Ergebnisse zur Verfügung gestellt werden.
Aufbewahrungsfrist: Organisationen müssen häufig personenbezogene Daten für bestimmte Zwecke aufbewahren. Es verstößt jedoch gegen das Gesetz, solche Informationen auf unbegrenzte Zeit aufzubewahren. Dateien mit Informationen über ausgeschlossene Bewerber*innen sollten nicht so lange aufbewahrt werden wie die Dateien der eingestellten Bewerber*innen. Informationen, die lediglich eine Voraussetzung für die Einstellung sind, sollten nach der Einstellung nicht aufbewahrt werden.
1. Zum Beispiel: Die Führung von Strafregistern ist nicht gerechtfertigt, da es sich um Momentaufnahmen aus dem Leben einer Person handelt, die möglicherweise nicht mehr der Realität entsprechen.

👁Innerhalb Factorial

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Grenzen für den Ablauf von Genehmigungen aktivieren

Vorratsdatenspeicherung: Sie können die Aufbewahrungszeit sowohl für Bewerbungen als auch für den Talentpool festlegen. Die Löschung der Daten erfolgt, wenn die Datenlöschung aktiviert ist, entsprechend der eingestellten Zeit in den Feldern für die Datenaufbewahrungsfrist, die Sie für Ihr Unternehmen angeben.

Zum Beispiel: Beschließt das Unternehmen eine Aufbewahrungsfrist von 6 Monaten für Bewerbungen, werden Kandidat*innen nach diesen 6 Monaten gelöscht.

Löschung von Daten: Durch Aktivieren des "Kandidaten mit abgelaufener Genehmigung löschen" werden die Daten von Bewerber*innen gelöscht.

Manche Daten von Bewerber*innen könnten verloren gehen, weshalb ein Warnzeichen ⚠️ angezeigt wird.

🟠 Hinweis: Falls eine Pufferzeit gewünscht wird, bietet Factorial die Möglichkeit, eine Pufferzeit vor dem Löschen der Daten festzulegen. Es ist wichtig, sich mit der Rechtsabteilung des Unternehmens über die Aufbewahrungsfristen im jeweiligen Land des Unternehmens zu erkundigen, um Rechtsverstöße zu vermeiden.

Kandidaten mit abgelaufener Genehmigung löschen aktivieren
Zeitraum zum Löschen auswählen (z. B. 25 Tage)

Die Daten der Bewerber*innen bezüglich einer Bewerbung werden standardmäßig nach 6 Monaten gelöscht, wenn der Schalter-Knopf für die Datenlöschung aktiviert ist.
Daten von Bewerber*innen im Zusammenhang mit dem Talent Pool werden standardmäßig in 12 Monaten gelöscht, wenn der Schalter-Knopf für die Datenlöschung aktiviert ist.

➡️Die Ablaufzeit ist je nach Präferenzen konfigurierbar. Bitte beachten Sie die nationalen Gesetze zur Datenspeicherung.