Alles was Sie zur Recruiting-Funktion wissen sollten

Erstellen Sie Stellenangebote und verwalten Sie Ihre Kandidaten während der einzelnen Auswahlverfahren Ihres Unternehmens. Wenn Sie die Recruiting-Funktion über Apps aktivieren, können Sie als Administrator so viele Stellenangebote erstellen, wie Sie benötigen. Die Stellenausschreibungen können Sie dann auf dem öffentlichen Karriereportal freigeben, das Sie mit Factorial anpassen können.

 

Wie aktiviert man diese Funktion?

Für die Installation genügt ein Klick. Gehen Sie einfach über das linke Hauptmenü auf Apps, wählen Sie die Recruiting-Funktion aus und klicken Sie auf App installieren.
Nach der Installation öffnet sich das Recruiting-Fenster von selbst.

 

Wie funktioniert die Recruiting-Funktion?

Die Recruiting-Funktion ist einfach handzuhaben. Wir erklären Ihnen jetzt, wie Sie Ihr Recruiting in nur wenigen Schritten konfigurieren können.

1. Ein neues Stellenangebot erstellen

Über das Seitenmenü können Sie auf Recruitment zugreifen. Hier finden Sie eine Aufzählung aller Stellenangebote. Wenn Sie die Funktion zum ersten Mal verwenden, wird Ihnen eine leere Liste angezeigt.

Um ein neues Stellenangebot zu erstellen, müssen Sie auf den "+"-Button in der blauen Kopfzeile des Recruiting-Fensters klicken. Ihnen wird danach ein Pop-up-Fenster angezeigt, indem Sie grundlegende Informationen wie Name der Stelle, Ort und Abteilung angeben können. Diese Informationen können bei Bedarf nachwirkend geändert werden.

Sobald das Angebot wurde ist, können Sie auf das Stellenangebot klicken, um weitere Jobdetails hinzuzufügen. Jedes Stellenangebot ist dreistufig aufgebaut: Die Stellenausschreibung, das Bewerbungsformular und der Einstellungsprozess

Standardmäßig wird die Stellenausschreibung als Entwurf erstellt (d. h., dass das Stellenangebot nur intern sichtbar sein wird). Wenn die Jobdetails des Angebots vollständig angegeben wurden, können Sie mit der Veröffentlichung der Stellenausschreibung fortfahren. In der Statusleiste wechselt der Status des Stellenangebots von Entwurf auf Veröffentlicht und signalisiert Ihnen damit, dass das Angebot auf Ihrem Factorial-Bewerbungsportal veröffentlicht wurde und Sie mit der Rekrutierung von Bewerbern beginnen können. Sobald das Auswahlverfahren abgeschlossen ist, müssen Sie die Stellenausschreibung archivieren.

Sie können sich jederzeit eine Vorschau der Stellenausschreibung anzeigen lassen, indem Sie auf das Vorschausymbol gleich neben dem Drei-Punkte-Symbol (⁝) in der oberen rechten Hälfte des Fensters klicken. Dort können Sie sich jederzeit Ihre vorgenommenen Änderungen visualisieren lassen.

 

📢 Stellenausschreibung

Unter Stellenausschreibung können grundlegende Informationen über die Stelle angeben. Diese Informationen werden durch die Veröffentlichung der Stellenausschreibung öffentlich zugänglich für Ihre Kandidaten.

Geben Sie zunächst die Basisdaten wie Stellenbezeichnung oder Abteilung an. Auch der Arbeitsort kann angegeben werden. Wenn die Stelle auch als Fernarbeit angeboten wird, können diese Option auch aktivieren.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Details des Stellenangebots zu konfigurieren, wie z.B. die Art des angebotenen Vertrags (befristet, unbefristet), ob es sich um eine Vollzeit- oder Teilzeitstelle handelt oder Gehaltsangaben hinzufügen.

Außerdem haben Sie unter Stellenbeschreibung ein Textfeld zur Verfügung, in dem Sie das Stellenangebot detailliert beschreiben können. Hier können Angaben zu Voraussetzungen, spezifischere Bedingungen, Unternehmensleistungen usw. machen.

📋 Bewerbungsformular 

Unter Bewerbungsformular können Sie alle Angaben angeben, die Sie von einem Bewerber erhalten möchten. Sie können angeben, welche persönlichen Informationen Sie anfordern möchten und ob diese für den Kandidaten erforderlich oder optional sind. Folgende drei Felder sind standardmäßig erforderlich: Vorname, Nachname und E-Mail. Folgende vier Felder sind optional: Lebenslauf, Bewerbungsfoto, Anschreiben und Telefonnummer).

Zusätzlich können Sie personalisierte Bewerbungsfragen erstellen, die der Kandidat beim Bewerbungsprozess beantworten muss. Auch hier haben Sie die Auswahl zwischen erforderliche und optionale Antworten.

🤝 Einstellungsprozess

Unter Einstellungsprozess können Sie Ihre internen Auswahlkriterien für die Stelle festlegen.

Definieren Sie die Prozessphasen, die Sie für das konkrete Angebot wünschen. Wenn Sie eine neue Stellenausschreibung erstellen, werden die Phasen, die Sie in den Einstellungen konfiguriert haben, standardmäßig angewendet. (Sie können die Phasen des Einstellungsprozess nach Belieben hinzufügen, indem Sie auf den „Phase des Einstellungsprozesses hinzufügen“ und die Reihenfolge Phasen im Menü durch Drag & Drop ändern.)

Des Weiteren können Sie andere Mitarbeiter für die Verwaltung von spezifischen Stellenangeboten miteinbinden. Fügen Sie einfach den Mitarbeiter über die Option „Personalverantwortlichen hinzufügen“ hinzu. Die Personalverantwortlichen erhalten die zum jeweiligen Angebot entsprechenden Informationen sowie Einsicht in die Bewerbungsunterlagen der Bewerber.

 

2. Bewerberverwaltung

Sobald Sie das Stellenangebot erstellt und veröffentlicht haben, werden Sie Bewerbungen von Interessenten erhalten. Mit Factorial gelingt die Bewerberauswahl wie am Schnürchen!

Über die Registerkarte Kandidaten können Sie alle zuvor in Einstellungsprozess erstellten Phasen einsehen.

Unter den jeweiligen Phasen sehen Sie die Mitarbeiter, die sich derzeit in der Phase befinden. Die Kandidatenliste hat zwei Registerkarten, eine für aktive Kandidaten und eine für disqualifizierte Kandidaten. Sie können auf die Informationen jedes Kandidaten zugreifen, indem Sie auf seinen Namen klicken.

In der Übersicht des Kandidaten können Sie grundlegenden Informationen (Vor- und Nachname, wann er dem Verfahren hinzugefügt wurde, die Phase, in der er sich gerade befindet usw.) einsehen. Darüber hinaus können Sie den Kandidaten über die Buttons in der oberen rechten Ecke vom Bewerbungsprozess ausschließen oder in die nächste Runde des Bewerbungsprozesses verschieben.

Auf der Registerkarte Übersicht finden Sie die Basisdaten, die der Kandidat im Bewerbungsformular ausgefüllt hat, sowie E-Mail bzw. Telefonnummer. Außerdem können Sie die Bewerberdokumente, das Kandidatenprofil sowie die Fragen, die der Bewerber beantwortet hat, einsehen.

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3. Einstellung 🎉

Haben Sie den perfekten Bewerber gefunden? Wir freuen uns für Sie!

Wenn der Bewerber in die Eingestellt-Phase hinübergeht, haben Sie die Möglichkeit, ein Mitarbeiterprofil für den Neuzugang zu erstellen. Wenn Sie das Mitarbeiterprofil zu einem späteren Zeitpunkt erstellen möchten, können Sie über das gleiche Menü die Option „Nein, ich mache es später“ auswählen.

Überprüfen Sie, ob die Daten korrekt sind und das war's! Versenden Sie jetzt eine Einladung an den neuen Mitarbeiter! 🙌

Das Profil des Neuzugangs wird in der Rubrik Mitarbeiter gespeichert, so dass der neue Kandidat innerhalb weniger Sekunden zu Ihrem Personal gehört.

 

4. Speichern disqualifizierter Kandidaten im Talent-Pool

Nicht alle Kandidaten passen zu dem Stellenangebot, das Sie ausgeschrieben haben. Doch es könnte einige abgelehnte Kandidaten geben, die man doch noch gerne in Zukunft kontaktieren möchte.

Um diese Kandidaten zu speichern und sie in Zukunft für eine weitere offene Stelle kontaktieren zu können, bietet Factorial Ihnen einen Talent Pool an.

Bewerber im Talent Pool zu speichern ist ein Kinderspiel. Sie haben zwei verschiedene Möglichkeiten, um sie in den Talent Pool aufzunehmen:

  1. Über das Stellenangebot. Innerhalb des Stellenangebots können Sie unter der Registerkarte Kandidaten die Kandidaten, unabhängig von der Phase, zum Talent Pool hinzufügen. Klicken Sie dazu auf das "..."-Symbol und dann „Zum Talent Pool hinzufügen“.
  2. Über das Hauptmenü unter Recruiting. Wenn Sie über das Hauptmenü auf Recruiting zugreifen, können Sie in der oberen Leiste auf Kandidaten zugreifen. Dort werden alle Bewerber gesammelt, die sich über Ihr Karriereportal, LinkedIn oder Indeed beworben haben. Hier können Sie die Bewerber in Ihren Talent Pool aufnehmen.

    Sie finden alle von Ihnen für den Talent Pool ausgewählten Bewerber unter Talent Pool. Hier können Sie auf die Kontaktdaten der jeweiligen Talente zugreifen und sie in Zukunft kontaktieren.

    Falls Sie Bewerber aus dem Talent Pool entfernen möchten, gehen Sie auf das „…“-Symbol und klicken Sie auf „Aus dem Talent Pool entfernen“.