Überprüfen und Genehmigen von Stundenzetteln

Im Bereich Zeiterfassung können Administrator*innen und Vorgesetzte die Zeiterfassungsdaten ihrer Mitarbeiter*innen nach täglichen, wöchentlichen, halbmonatlichen und monatlichen Zeiträumen filtern.

1. Wählen Sie einen Genehmigungszeitraum für die Zeiterfassung aus

Wählen Sie das Anfangs- und Enddatum des ausgewählten Zeitraums aus, indem Sie auf die Pfeile neben dem Monat drücken: < Februar 2022 >


2. Prüfen Sie die ausstehenden Stundenzettel

💡 Um die Details der Stundenszettel Ihrer Mitarbeiter*innen zu sehen, klicken Sie auf → (den Pfeil) rechts neben jeder Zeile.

  • Klicken Sie auf die Registerkarte Ausstehend.
  • Sie können die Stundenzettel nach eigenen Präferenzen filtern.
  • Fügen Sie einen ✔ hinzu, um Mitarbeiter*innen auszuwählen. Sie können sie einzeln auswählen oder alle gleichzeitig. 
  • Drücken Sie auf x Stundenzettel genehmigen.

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Sie können die Stundenverteilung anzeigen, indem Sie den Cursor auf die farblichen Balken bewegen.

🔵 Blau: die genauen oder zusätzlichen Arbeitsstunden an diesem Tag. 
🟡 Gelb: weniger Arbeitsstunden (als vorgesehen) an diesem Tag. 


3. Was ist, wenn ich einen Stundenzettel versehentlich genehmigt habe?

📢 Stundenzettel aus einem abgeschlossenen Zeitraum, die genehmigt wurden, können vom Mitarbeiter*innen nicht bearbeitet werden, können aber von dem/ der Vorgesetzten oder dem/der Administrator*in wieder freigegeben bzw. abgelehnt werden.

  • Öffnen Sie die Registerkarte Genehmigt. 
  • Wählen Sie den/die Mitarbeiter*in aus, deren/dessen Stundenzettel Sie ablehnen möchten. 
  • Drücken Sie abschließend auf x Stundenzettel ablehnen.


4. Benachrichtigungen

📧 E-Mail-Benachrichtigungen

 Administrator*innen und Vorgesetzte erhalten:

  • Eine E-Mail zu Beginn des Monats, wenn es noch zu genehmigende Stundenzettel aus den Vormonaten gibt.

Mitarbeiter*innen erhalten:

  • Eine E-Mail am Ende des Monats, wenn für diesen Monat noch Zeiten einzutragen sind.
  • Eine E-Mail, wenn die Stundenzettel genehmigt worden sind.

👨‍💻 Dashboard > Anstehende Aufgaben

Mitarbeiter*innen erhalten

  • Eine Warnung jedes Mal, wenn Schichten anstehen, die abgeschlossen werden müssen.

👩‍🏫 Wenn Sie den Zeiterfassungsbericht exportieren, können Sie einen bestimmten Zeitraum auswählen.